تعریف اموال گردانی و آشنایی با کاربرد، دستورالعمل و روش‌های آن
اموال گردانی| روشی است با سابقۀ تاریخی طولانی که به‌وسیلۀ آن می‌توان کنترل کامل بر اموال و داراییهای خود به منظور کاهش خسارات داشته باشید. به عبارتی دیگر، اموال گردانی یک فرآیند مهم حسابداری در جهت مدیریت درست و بهینه دارایی است و بی‌توجهی به این مقوله در بلندمدت منجر به شکست مالی آن مجموعه و از سوی دیگر، مدیریت صحیح در امور اموال تأثیر بسیاری بر سودآوری و عملکرد خواهد شد.
اموال گردانی چیست؟
اموال گردانی یک روش و سیستمی است برای نگهداری و جمع‌آوری سوابق اموال ثابت. این روش باعث کنترل کردن اموال و دارایی‌ها و به حداقل رساندن خسارت به تجهیزات می‌شود و همان‌طور در مقدمۀ این مقاله اشاره شد اموال گردانی در بلندمدت منجر به رشد مالی و سودآوری، ثبات در منابع مجموعه و در نهایت موفقیت در کسب‌وکار خواهد شد. همچنین، در تعریف اموال می‌توان گفت: «اموال؛ به داراییهای ثابت، باارزش و فیزیکی یک مجموعه گفته می‌شود که می‌تواند تجهیزات، ابزارهای کار در شرکت، انبار و محل تولید باشد که معمولاً بیش از یک دورۀ مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد».
از سوی دیگر، به‌صورت موردی می‌توان مزایای اموال گردانی نکات زیر معرفی کرد:
- ایجاد یک سیستم مدیریت اموال گردانی، باعث داشتن یک پایگاه متمرکز برای دارایی‌ها می‌شود و در این زمان با یک جستجوی ساده می‌توان به اطلاعات مورد نظر خود در خصوص داراییهای مجموعه دست یافت.
- امکان گزارش‌گیری با تمام جزئیات و امکان شمارش اموال بدون اشتباه
- امکان ردیابی دقیق و بدون خطا هر یک از اموال و امکان تخصیص در سطح دارایی برای بالاترین بازده
- جمع‌آوری اطلاعات با جزئیات کامل در کمترین زمان ممکن و همچنین افزایش دقت در اطلاعات جمع‌آوری‌شده
- بهینه‌سازی حفاظت از اموال و داراییهای ثابت موسسه و ایجاد مسئولیت و الزام مسئولین به پاسخگویی در مورد دارایی‌ها
- جلوگیری از اتلاف وقت برای جستجو و ردیابی اموال مفقودی و کاهش هزینه نگهداری اموال
دستورالعمل اموال گردانی
مرحلۀ نخست، باید صورت تمامی اطلاعات اموال و دارایی‌ها را جمع‌آوری کنید. در این خصوص ثبت و نگهداری اطلاعات در نرم‌افزار‌های اموال گردانی و یا حسابداری انجام می‌شود و این اطلاعات می‌تواند شامل: نام کالا / مشخصات کالا / تعداد کالا / محل قرارگیری کالا / شرایط نگهداری کالا / تاریخ خرید محصول / میزان ارزش کالای خریداری‌شده / مسئول و یا مسئولان اموال / آخرین تعمیرات و تغییرات اعمال‌شده بر روی کالا / و در نهایت درج وضعیت فعلی محصول مبنی بر سالم یا ناسالم بودن باشد.
محلۀ دوم، در این مرحله از اموال گردانی به تعیین کدینگ دارایی و اموال خواهیم پرداخت؛ به این صورت که به هر طبقه و واحد یک کد یا شماره اختصاص خواهیم داد که منحصربه‌فرد است و این کدها در سیستم ثبت می‌شوند. محل نگهداری کدینگ دارایی در فایل اکسل به این صورت است: ردیف / کد قطعه / نام دارایی / کد طبقه / طبقه / کد محل / محل استقرار / وضعیت / کدینگ دارایی / شمارۀ پلاک یا برچسب اموال / و در نهایت توضیحات.
مرحلۀ سوم، در این مرحله از اموال گردانی به برچسب یا پلاک‌کوبی اموال خواهیم پرداخت؛ هدف از این اقدام به منظور ردیابی و نگهداری سابقۀ هر کدام از اموال و جلوگیری از خطا و سوءاستفاده است. در این مرحله برای هر کدام از محصولات موجود در انبار با توجه به کد تعریف شده در سیستم، شمارۀ برچسب اموال را تعریف می‌کنیم و آن را به صورت بارکد یا QR کد بر روی اموال نصب می‌کنیم. نکته‌ای که در این مورد وجود دارد قبل از پلاک‌کوبی اموال قالب برچسب باید به تأیید مدیران مربوطه برسد.
مرحلۀ چهارم، در این مرحله از اموال گردانی به صورت‌برداری الکترونیکی خواهیم پرداخت؛ بررسی، مغایر گیری مشاهدۀ اطلاعات محصول و صورت‌برداری از محصول با استفاده از اسکن بارکد اموال امکان‌پذیر است.
مرحلۀ پنجم، در این مرحله از اموال گردانی به پالایش اطلاعات صورت‌برداری خواهیم پرداخت؛ به این صورت که پس از ثبت اطلاعات و بارکد محصول در سیستم می‌بایست تمامی اطلاعات را تفکیک کرد؛ و در نهایت اسناد حسابداری اموال و دارایی ثابت صادر می‌شوند.
امروزه، در خصوص اموال گردانی، ابزارهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند. حال در این قسمت از مقاله به بررسی هرکدام از ابزار خواهیم پرداخت:
- کامپیوتر و تلفن همراه هوشمند؛ اطلاعات مربوط به اموال و دارایی را در آن ثبت می‌کنند و در این حالت امکان دسترسی همیشگی و ساده به اطلاعات و ویرایش آن‌ها وجود دارد.
- ابزار دیگر، ریدر آر اف آی دی RFID READER این دستگاه به صورت خودکار نام، وضعیت، مقدار و مکان مربوط به محصول را شناسایی می‌کند و بدون کوچک‌ترین مداخلۀ نقش انسانی آن را در سیستم‌های کامپیوتری ذخیره‌سازی می‌کند. از مزیت‌های این ابزار می‌توان به اسکن و شناسایی تمامی محصولات بارکد شده در کمترین زمان ممکن می‌توان اشاره کرد.
- فناوری بارکد و چاپگر بارکد؛ این ابزار به هر کدام از محصولات یک شناسۀ خاص و منحصربه‌فرد می‌دهد و از مزیت‌های این ابزار به هزینۀ کم و استفادۀ آسان می‌توان اشاره کرد.
- نرم‌افزار اموال گردانی؛ نام دیگر آن نرم‌افزار مدیریت ردیابی است که اطلاعات موردنیاز در خصوص اموال را در خود ذخیره می‌سازد.
مدیریت دارایی در حسابداری به دلیل نقش مستقیم و تأثیرگذار بر سودآوری و رشد سازمانی، حائز اهمیت فراوانی است و در این راستا اموال گردانی یک کار مهم و ضروری در حسابداری به منظور کنترل و مدیریت بهینه دارایی محسوب می‌شود. به عبارتی دیگر، اموال گردانی در حسابداری به معنای فرآیندی است که به منظور تهیه صورت دارایی‌ها و نگهداری و کنترل آن‌ها طی می‌شود و پس از انجام دادن این مراحل، سند حسابداری صادر می‌شود. از جایی که این فرآیند بسیار حساس و حائز اهمیت است، می‌توانید از دانش و تجربۀ مدیران و مشاوران موسسۀ خدمات مالی و حسابداری ستایش تراز آسیا که به ارائۀ خدمات حرفه‌ای در زمینۀ امور مالی، حسابداری و مالیاتی می‌پردازند، استفاده کنید.
سخن پایانی
یکی از رازهای موفقیت در هر کسب‌وکار، مدیریت دارایی و اموال گردانی به صورت اصولی است. یک اقدام مهم، خصوصاً در زمان انبارگردانی است و در این زمان می‌توان به مشکلات ناشی از انبار و حسابداری اموال پی برد.
