حسابداری دفاتر بیمه
حسابداری دفاتر بیمه
دفاتر و کارگزاری های بیمه برای محاسبه سود حاصل از فعالیت خود و رسیدگی به تراکنش های مالی مرتبط با بیمهنامهها، حق بیمه ها، کمیسیون ها و خسارت ها نیاز به یک سیستم حسابداری تخصصی دارند. حسابداری دفاتر بیمه ای با حسابداری دیگر مشاغل متفاوت است چرا که با توجه به ماهیت شغلی این کسب و کار تمرکز حسابداری بر مدیریت تعهدات، شناسایی کارمزد و تطبیق تراکنشها با شرکت مادر است.
با توجه به پیچیدگی های محاسباتی و چالش هایی که در تغییرات زیاد و مکرر تعرفه ها وجود دارد حسابداری این دفاتر بدون پیاده سازی یک نرم افزار جامع و پیشرفته بسیار سخت و زمان بر خواهد بود. محور اصلی این مطلب از سایت حسابانکو حسابداری دفاتر بیمه و نقش نرم افزارهای حسابداری در تسهیل امور محاسباتی این کسب و کار می باشد. ما در این مقاله به تمامی نکات مهمی که می تواند برای صاحبان این شغل راه گشا و پیش برنده باشد خواهیم پرداخت.
اهمیت حسابداری دفاتر بیمه
دفاتر بیمه جز مشاغل خدماتی به شمار می روند و روزانه با بیمه گذاران، بازاریابان و شرکت های مختلف بیمه در ارتباط هستند. حجم بالای داده های این دفاتر از تمدید قراردادها گرفته تا پیگیری اقساط و تسویه با شرکت های مادر، موجب شده است که حسابداری دفاتر بیمه با چالش های زیادی رو به رو باشد. بدون شک این مشاغل بدون استفاده از یک سیستم پیشرفته محاسباتی نمی توانند پایداری مالی و رضایت مشتریان خود را تضمین نمایند. برای اینکه بیشتر به اهمیت حسابداری در این شغل پی ببرید بهتر است نگاهی به چالش های حسابداری دفاتر بیمه بیاندازیم:
- حجم بالای دادهها : ثبت دستی داده ها و مشخصات بیمه گذاران بسیار زمان بر و همراه با خطا خواهد بود، دفاتر بیمه روزانه با حجم بالایی از اطلاعات و داده های مختلف از ثبت و تمدید قراردادها گرفته تا پیگیری اقساط معوق مواجه هستند. همچنین رسیدگی به محاسبه کمیسیون بازاریابان نیز امر پیچیده ای است که بایستی به صورت سیستمی و خودکار محاسبه گردد.
- پیگیری مطالبات و خسارتها : روند پیگیری پرونده های خسارت و پیگیری مطالبات یکی دیگر از چالش های پیش روی دفاتر بیمه ای می باشد. تأخیری که در فرآیند پرداخت خسارت از سوی شرکت های بیمه یا تأخیر در وصول اقساط از سوی بیمهگذاران رخ میدهد، میتواند تراز مالی یک دفتر را به کلی به هم بریزد.
- انطباق با قوانین متغیر : از دیگر چالش هایی که دفاتر بیمه با آن مواجه هستند تغییرات مکرر قوانین و مصوبه های جدید می باشد. انطباق با قوانین جدید یعنی به روزرسانی مداوم اسناد که این موضوع بسیار زمان بر و هزینه بر می باشد. همچنین عدم رعایت قوانین برای دفاتر بیمه جرایم سنگینی را به همراه خواهد داشت.
نقش نرمافزارهای حسابداری دفاتر بیمه
برای رفع چالش های مذکور استفاده از نرم افزارهای حسابداری یک ضرورت مهم برای دفاتر و کارگزاری های بیمه به شمار می رود. این نرم افزارها با خودکارسازی کارها و اموری که به صورت دستی انجام می شده است تا 99 درصد از ثبت داده های اشتباه و خطاهای محاسباتی جلوگیری می کنند. از سوی دیگر با قابلیت اتصال به سامانه های بیمه مرکزی، سامانه مودیان و … امکان به روزرسانی اطلاعات بیمه نامه و ارسال دفاتر مالی برای محاسبه مالیات به راحتی میسر خواهند کرد. بهره مندی از نرم افزارهای حسابداری دفاتر بیمه مزایای زیادی را برای این مشاغل خواهد داشت که در ادامه به مهمترین آنها اشاره می کنیم:
افزایش دقت محاسباتی و حذف خطای انسانی
تنها یک اشتباه کوچک در محاسبه درصد کارمزد و یا مالیات بر ارزش افزوده در بیمه نامه ها می تواند در پایان سال ضررهای سنگینی را برای شما به همراه داشته باشد. در شیوه دستی این محاسبات توسط انسان انجام می شد و طبیعتا درصد خطای آن بسیار بالا بود اما نرم افزار با فرمولنویسی پیشفرض، محاسبات را تا ۹۹٪ به صورت دقیق و بدون اشتباه انجام می دهد. از آنجایی که نرم افزارهای حسابداری قابلیت اتصال به سامانه سازمان امور مالیاتی را دارند گزارش های مالیات بر ارزش افزوده به صورت خودکار تهیه می شود و این مورد شما را از جرایم مالیاتی که ناشی از تاخیر و کتمان مالیات است در امان خواهد داشت.
مدیریت هوشمند وصول اقساط و نقدینگی
یکی از مزیت هایی که نرم افزارهای حسابداری برای دفاتر و نمایندگی های بیمه به همراه دارند؛ اعلان مهلت اتمام بیمه به وسیله پیامک می باشد. برای جلوگیری از فراموش کردن مهلت اتمام بیمه مشتری، سیستم حسابداری چند روز پیش از اتمام مهلت بیمه، گزارش سررسید اقساط را برای مشتری می فرستد تا نسبت به تمدید بیمه خود اقدام نماید. این کار کمک بزرگی به تامین نقدینگی و وصول مطالبات می کند. بدون شک بررسی و مدیریت دستی تاریخ انقضای بیمه مشتریان اگر امر محالی نباشد اما بسیار زمان بر و همراه با اشتباه خواهد بود.
انطباق آنی با قوانین مالیاتی و سامانه مؤدیان
با توجه به تغییرات مداوم و مکرر قوانین مالیاتی و بیمه ای، به روزرسانی و تطابق اسناد و مدارک با قوانین و مقررات جدید برای دفاتر بیمه الزامی می باشد. در صورت عدم رعایت و اجرای آن دفاتر بیمه مشمول پرداخت جرایم سنگین خواهند شد. خوشبختانه نرم افزارهای حسابداری که برای این مشاغل طراحی شده اند به صورت خودکار فاکتورهای کارمزد را طبق استانداردهای سازمان امور مالیاتی قالب بندی و ارسال می کنند. این انطباق آنی شما را از جریمه های سنگین مالیاتی در امان می دارد و احتمال رد شدن دفاتر و علی الراس شدن مالیات را به صفر می رساند.
تسویه حساب سریع و دقیق با بازاریابان
نرم افزارهای حسابداری در محاسبه سهم بازاریابان و کمیسیونی که بابت جذب هر مشتری دریافت می کنند نیز تسهیلگر خواهند بود؛ چرا که تمامی این محاسبات به صورت خودکار انجام شده و علاوه بر صرفه جویی در وقت به دلیل دقت بالا در محاسبات هیچگونه شائبه، اختلاف نظر یا بی اعتمادی میان مدیر دفتر و بازاریابان ایجاد نمیشود و این یعنی رسیدن به شفافیت مطلق!
مانیتورینگ سودآوری (گزارشهای مدیریتی)
شما در حسابداری به شیوه سنتی و دستی نمی توانستید آمار و گزارش دقیقی از میزان عملکرد دفتر در دوره های زمانی مشخص داشته باشید. در نتیجه محاسبه سود خالص به صورت دقیق و درست با مشکل همراه بود. وقتی حسابداری خود را به کمک نرم افزارهای حسابداری دفاتر بیمه ارتقا می بخشید به راحتی می توانید با دریافت گزارش های مالی در بازه های زمانی مورد نظرتان بر روی سودآوری و بهره وری خود کنترل و نظارت داشته باشید.
برای اینکه از حسابداری سنتی به سمت حسابداری مدرن که شما را به شفافیت و سودآوری بیشتر می رساند بروید کافی است با مشاوران و کارشناسان ما در حسابانکو تماس حاصل نمایید.
امکانات نرمافزار حسابداری دفاتر بیمه
شرکت های مختلفی نرم افزارهای حسابداری دفاتر بیمه را با قابلیت ها و امکانات متنوعی به بازار عرضه کرده اند. شما می توانید بر اساس نیاز و بودجه خود از بین گزینه های موجود مناسب ترین نرم افزار را خریداری نمایید. پیش از خرید نرم افزار حتما از نسخه دموی آن به صورت آزمایشی استفاده نمایید و در صورت رضایت از آن اقدام به خرید نرم افزار حسابداری نمایید تا متحمل ضرر مالی نشوید. به طور کلی امکاناتی که نرم افزارهای حسابداری دفاتر بیمه به شما ارائه می کنند شامل موارد زیر می باشد:
- معرفی و ثبت انواع بیمهنامه ها با جزئیات کامل
- ایجاد سطوح دسترسی مجزا برای مدیر، صندوقدار، حسابدار و کاربران
- تخصیص بازاریاب یا کارگزار به هر بیمه نامه
- تنظیم درصد پورسانت بازاریاب/کارگزار و محاسبه خودکار هزینهها
- تعریف قیمت های متنوع برای بیمه نامههای مختلف
- صدور فاکتور بیمهنامه برای مشتریان
- ثبت دریافتیها شامل چک، حواله، کارتخوان و نقدی
- ثبت پرداختیها به شرکتهای بیمهگر
- تخصیص اسناد بیمه به معرف، کارگزار یا بازاریاب در حسابهایشان
- ثبت دقیق هزینهها و درآمدها
- تهیه گزارش معاملات فصلی
- اتصال به صندوق فروش، POS بانکی، فیشپرینتر و نمایشگر مشتری
- گزارش مرور حسابها (مانده کل، معین، تفصیلی)
- اتصال پنل SMS برای یادآوری انقضای بیمه به بیمهشدگان
- یکپارچگی با سامانه مودیان برای ارسال الکترونیکی صورتحساب ها
نتیجه گیری
حسابداری دفاتر بیمه به دلیل ماهیت واسطه ای این شغل پیچیدگی های زیادی دارد. برای مدیریت جریان نقدینگی و محاسبه دقیق کارمزدها، مالیات ها، کمیسیون و دستمزدها می بایست از یک نرم افزار حسابداری پیشرفته در دفاتر و کارگزاری های بیمه استفاده شود. با توجه به حجم بالای صدور بیمه نامه و تنوع در نحوه وصول حقبیمه ها، برای جلوگیری از ضررهای مالی و کاهش خطاهای انسانی خودکارسازی فرایندهای حسابداری یک ضرورت مهم به شمار می رود. شما با خرید نرم افزار و جهش از حسابداری سنتی به مدرن، شفافیت و سودآوری را به کسب و کار خود اضافه خواهید کرد و با پایداری مالی اعتماد شرکا و ذی نفعان را جلب خواهید کرد. اگر قصد خرید نرم افزار حسابداری را دارید پیش از اقدام نهایی حتما با کارشناسان حسابانکو تماس حاصل نمایید. ما در این مشاوره رایگان نکات مهمی را به شما خواهیم گفت.
