حسابداری تالارهای پذیرائی
حسابداری تالارهای پذیرائی
تالارهای پذیرایی و رستوران ها که در دسته بندی مشاغل خدماتی قرار می گیرند با چالش های متعددی اعم از نوسانات قیمت مواد اولیه، ضایعات مواد غذایی، حقوق و دستمزد متغیر کارکنان و … رو به رو هستند. روال کار و قراردادهای تالارها بدین صورت است که فرایند ارائه خدمات طی یک بازه زمانی انجام می شود؛ بدین صورت که قرارداد جشن ها و مراسم ها معمولا از چندین ماه قبل منعقد می شود و مشتری در ابتدای کار فقط مبلغی را به عنوان بیعانه پرداخت می کند.
بنابراین با توجه به افزایش قیمت دائمی مواد اولیه و مواد غذایی در ایران، حسابداری تالارهای پذیرائی با چالش ها و مشکلات زیادی همراه خواهد بود. برای حل این مسائل صاحبان این کسب و کارها می بایست از ابزارهای مدیریتی و محاسباتی پیشرفته کمک بگیرند. در این مقاله از سایت حسابانکو قصد داریم به اهمیت حسابداری اصولی و چگونگی رفع مسائل و مشکلات محاسباتی به کمک نرم افزارهای حسابداری تالارهای پذیرائی بپردازیم.
اهمیت حسابداری تالارهای پذیرائی؛ فراتر از ثبت اعداد
در شغل هایی مثل تالارهای پذیرایی که سود خالص آنها وابسته به کنترل دقیق قیمت تمام شده و مدیریت هزینه های سربار است اگر تمامی تراکنش ها و قراردادها از فیلتر حسابداری عبور نکند با تراز مالی منفی یا سود بسیار ناچیز مواجه خواهند شد. برای درک بهتر این موضوع ابتدا به مهمترین چالش هایی که صاحبان این مجموعه های خدماتی در حسابداری و محاسبه هزینه ها با آن مواجه هستند خواهیم پرداخت تا به اهمیت انجام درست و اصولی حسابداری در این شغل پی ببرید:
نوسانات لحظهای بهای تمام شده
نوسانات لحظه ای قیمت ها در ایران مشکلی است که گربیان گیر تمامی مشاغل شده است و این مساله در شغل هایی مثل تالارهای پذیرایی بیشتر چالش برانگیز است. زیرا در تالاهارهای پذیرائی تمامی مواد اولیه و مواد غذایی می بایست به صورت روزانه تهیه شود در حالی که قرارداد مراسم چندین ماه قبل با نرخ همان زمان بسته شده است و این یعنی ضرر و سود منفی! از آنجایی که تعداد قراردادها در تالارها و مبالغ دریافتی بسیار زیاد است امکان محاسبه دستی و ذهنی سود و زیان برای هر قرارداد غیرممکن است. بنابراین بایسته است که این مشاغل برای جلوگیری از این مشکلات از سیستم حسابداری پیشرفته ای استفاده شود که قیمت تمام شده را به صورت لحظه ای و با احتساب تورم و نوسانات ارائه نماید.
مدیریت ضایعات و انحراف انبار
یکی دیگر از چالش ها و مشکلاتی که مدیران تالارهای پذیرایی با آن رو به رو هستند ضایعات مواد غذایی است. با توجه به فساد پذیری مواد غذایی امکان انبار کردن برخی از اقلام مثل مرغ، گوشت، میوه، سبزیجات و … وجود ندارد. از این رو با توجه به نوسانات قیمت ها چگونه یک تالار می تواند از ریسک نوسان قیمت و کاهش سود در امان بماند؟ همچنین برآورد و تخمین اشتباه در بسیاری از تالارها موجب افزایش ضایعات و دورریز مواد غذایی شده است. بنابراین باید یک سیستم جامع حسابداری در این مشاغل وجود داشته باشد تا بر اساس لیست رزرو و میزان فروش در روزها و ماه های قبل، مقدار مواد اولیه و نیاز واقعی آشپزخانه را به دقت برآورد کند.
محاسبه هزینههای سربار متغیر و پنهان
آنچه موجب اشتباه در محاسبه سود می شود عدم محاسبه درست و اصولی هزینه های سربار است. تالارهای پذیرائی با دو دسته از هزینه ها مواجه هستند؛ هزینه های سربار ثابت و هزینه های سربار متغیر و پنهان. هزینه های سربار ثابت شامل هزینه های حقوق و دستمزد کارکنان و کارگران، اجارهبهای ملک، هزینههای بیمه، مالیاتهای ثابت، استهلاک ساختمان و تجهیزات، و هزینههای بازاریابی و تبلیغات سالانه می باشد. اما چالش اصلی بر سر محاسبه و یافتن هزینه های متغیر و پنهان است. این هزینه ها همان طور که از نامشان پیداست متغیر بوده و در هر مراسم و جشنی متفاوت خواهد بود. این هزینه ها شامل هزینههای انرژی مازاد، هزینههای لاندری و نظافت، هزینه تجهیزات پذیرایی، هزینه های مربوط به گلآرایی، و … می باشند. با این اوصاف تنها یک سیستم حسابداری پیشرفته می تواند به شما در محاسبه هزینه های سربار متغیر و پنهان کمک کند و ریسک اشتباهات محاسباتی را کم نماید.
پیچیدگی رزروها و ثبت تغییرات
با توجه به اینکه در تالارهای پذیرائی مراسم و جشن های مختلفی برگزار می شود و هر کدام از آنها در تعداد مهمان ها، نوع سفارش غذا و خدمات با هم متفاوت هستند و ممکن است تا روز برگزاری خواهان اعمال تغییراتی در سفارش خود باشند، امکان مدیریت آنها به به صورت دستی و سنتی امکان پذیر نخواهد بود. برای اینکه تداخل و یا کاستی در ارائه خدمات به مشتریان بوجود نیاید باید از یک نرم افزار حسابداری پیشرفته برای ثبت دقیق رزروها استفاده نمایید که امکان تغییرات را به شما بدهد. وقتی شما از یک سیستم یکپارچه حسابداری استفاده نمایید تمامی تغییرات برای بخش انبار، تدارکات، آشپزخانه و … اعمال خواهد شد و از بروز ناهماهنگیهای پرهزینه جلوگیری خواهد شد.
مشکلات و ریسکهای مالیاتی و بانکی
علاوه بر مشکلات و چالش هایی که تالارهای پذیرایی در بخش تامین مواد اولیه و محاسبه هزینه های پنهان دارند، وجود قوانین سختگیرانه مالیاتی نیز انجام تکالیف مالیاتی این مشاغل را با مشکلات زیادی مواجه کرده است. محاسبه و پرداخت انواع مالیات های مستقیم و غیرمستقیم زمان و هزینه زیادی را طلب می کند که برای در امان ماندن از جرایم مالیاتی و حقوقی، این کارها می بایست مطابق با قوانین و توسط مشاوران مالیاتی صورت پذیرد.
نرم افزارهای حسابداری با اتصال مستقیم به سامانه امور مالیاتی و ارائه صورت های مالی دقیق به شما در کاهش ریسک جرایم مالیاتی کمک شایان توجهی خواهند کرد. اما برای اینکه تمامی تکالیف مالیاتی شما مطابق زمان بندی و به صورت درست انجام شود بهترین راهکار بهره مندی از دانش کارشناسان و مشاوران مالیاتی می باشد. مشاوران مالیاتی حسابانکو با ارائه راهکارهای قانونی به شما کمک خواهند کرد تا ضمن بهره مندی از معافیت های مالیاتی و کاهش بار مالیاتی از جرایم مالی نیز در امان بمانید.
نقش نرمافزارهای حسابداری تالارهای پذیرائی
با توجه به چالش هایی که در بخش قبلی برشمردیم پیاده سازی یک سیستم یکپارچه حسابداری برای حل مشکلات مذکور یک ضرورت به شمار می رود. تالارهای پذیرایی برای اینکه بتوانند سوددهی خود را افزایش و از ضایعات و عواملی که موجب کاهش نقدینگی و سود آنها می شود جلوگیری کنند می بایست حسابداری به روش سنتی را کنار زده و به سمت خودکارسازی تمامی فرایندهای ارائه خدمات پیش بروند. راز ماندن در جهان رقابتی امروز همگام شدن با تغییرات است. در ادامه به امکانات و قابلیت های نرم افزارهای حسابداری تالارهای پذیرائی خواهیم پرداخت:
- مدیریت هوشمند رزرواسیون و تقویم مجالس : همان طور که گفتیم مدیریت رزرو و ثبت تغییرات آن به صورت دستی مشکلات زیادی را بوجود می آورد. نرم افزارهای حسابداری این امکان را به شما می دهند تا تمامی جزئیات یک مجلس را از لحظهی استعلام قیمت تا تسویهی نهایی در یک تقویم هوشمند و بصری ثبت و مشاهده کنید. با استفاده از این قابلیت نه تنها تداخلی در ثبت رزروها پیش نخواهد آمد بلکه در صورت ثبت تغییر در نوع سفارش ها و تعداد مهمان ها این تغییرات به صورت یکپارچه بر تمامی بخشهای مرتبط مانند انبار، تدارکات و آشپزخانه نیز اعمال خواهد شد.
- محاسبه و آنالیز دقیق قیمت تمام شده : با توجه به نوسانات شدید قیمت مواد غذایی، شما می بایست بهای تمام شده را به کمک نرم افزار محاسبه نمایید تا متحمل ضرر نشوید. در واقع با هر تغییر قیمت نرم افزار تمامی قیمت های غذاها و خدمات را با ضریت سود معینی محاسبه کرده و تغییر خواهد داد تا حاشیه سود شما حفظ شود.
- مدیریت قراردادها : ثبت و درج تمامی قراردادها و جزییات آن در سیستم موجب شفافیت بیشتر و تسهیل محاسبه سود و هزینه های هر قرارداد خواهد شد. همچنین اعمال تغییرات خدماتی و هزینه های صرف شده نیز به راحتی میسر خواهد بود.
- انبارداری پیشرفته و مدیریت ضایعات : تمام مواد غذایی و مواد اولیه که برای آشپزخانه و سالن پذیرایی خریداری می شود می بایست در سیستم حسابداری درج و ثبت گردد. سیستم به گونه ای طراحی شده است که هشدارهای لازم را در هنگام اتمام موجودی و فاسدشدن مواد غذایی بر اساس تاریخ انقضای آنها خواهد داد. همچنین با اتصال هوشمند میان انبار و دستور پخت، به محض ثبت یک مراسم، سیستم به طور خودکار موجودی کالاها را بررسی کرده و لیست کسری کالا را جهت خرید به مدیر تدارکات ارائه می دهد. در نتیجه مواد اولیه به اندازه خریداری شده و ضایعات آن کاهش خواهد یافت.
- اتصال به سامانه مودیان و مدیریت مالیاتی : ارائه اظهارنامه های مالیاتی و دفاتر مالی یکی از مهمترین وظایف و تکالیف مالیاتی تالارهای پذیرائی می باشد که می بایست در موعد مقرر انجام پذیرد. نرم افزارهای حسابداری با قابلیت اتصال به سامانه مودیان این فرآیند پیچیده را به یک چرخه خودکار و امن تبدیل میکنند.
- مدیریت حقوق و دستمزد پرسنل روزمزد: بسیاری از کارکنان تالارهای پذیرایی به صورت پرسنل روزمزد هستند و فقط در هنگام برگزاری جشن ها و مراسم مشغول به کار می شوند. حقوق و دستمزد این کارکنان به صورت ساعتی یا روزمزد باید محاسبه شود که به صورت دستی بسیار زمان بر خواهد بود. اما با کمک نرم افزارهای حسابداری این مورد نیز همراه با سرعت و دقت انجام خواهد شد.
- امنیت و دسترسی کنترلشده : امکان تعریف سطح دسترسی یکی دیگر از ویژگی های این نرم افزارهای حسابداری محسوب می شود که حاکی از امنیت بالای آن می باشد. بدین ترتیب مدیران سالن، انبارداران، کانترداران و حسابداران تنها به بخشهای مرتبط با وظایف خود دسترسی خواهند داشت.
نتیجه گیری
حسابداری تالارهای پذیرائی به دلیل مشکلاتی که در تغییرات دائمی قیمت های مواد غذایی، محاسبه هزینه ها و قیمت تمام شده خدمات وجود دارد کار آسانی نخواهد بود. برای تسهیل روند محاسبات و انجام اصولی آنها لازم و بایسته است که فعالان و صاحبان این شغل حتما از نرم افزارهای حسابداری بهره مند گردند تا در پایان ماه و سال با تراز منفی و ضررهای مالی زیادی مواجه نشوند. با امکانات متنوعی که نرم افزارهای حسابداری تالارهای پذیرائی به شما ارائه می کنند می توانید ضمن مدیریت موجودی انبار و رفع چالش های حسابداری دستی، ریسک جرایم مالیاتی را نیز کاهش دهید. فراموش نکنید که انتخاب نرم افزاری که متناسب با نیازهای شما باشد نیز بسیار مهم می باشد. برای دریافت مشاوره رایگان در این زمینه با شماره های مندرج در صفحه تماس حاصل نمایید تا تیم متخصص حسابانکو با ارائه اطلاعات دقیق در این زمینه شما را راهنمایی کنند.
