پلمپ دفاتر شرکت های پیمانکاری
پلمپ دفاتر شرکت های پیمانکاری
نگهداری و پلمپ دفاتر قانونی یک الزام و تکلیف قانونی برای شرکت های پیمانکاری می باشد. این شرکت ها می بایست تمامی داده های مالی مربوط به پروژه ها و قراردادهای خود را به صورت دقیق و جزیی در دفاتر روزنامه و کل ثبت نمایند. ثبت دقیق این رویدادهای مالی در دفاتر قانونی به اطلاعات مالی شرکت رسمیت و اعتبار می بخشد. از آنجایی که شرکت های پیمانکاری با شرکت ها و پروژه های مختلفی همکاری و تعامل دارند لذا شفافیت مالی به مثابه یک مزیت رقابتی در بین دیگر فعالان این حوزه خواهد بود و سبب جلب اعتماد بیشتر سرمایه گذاران و ذی نفعان خواهد شد.
تمامی نکات مهمی که شرکت های پیمانکاری در پلمپ دفاتر قانونی خود می بایست در نظر داشته و رعایت کنند در این مقاله از سایت حسابانکو به رشته تحریر درآمده است.
اهمیت پلمپ دفاتر در شرکتهای پیمانکاری
ماهیت فعالیت شرکت های پیمانکاری بدین صورت است که قراردادها معمولا به صورت چند مرحله ای هستند و ثبت دقیق درآمد و هزینه های آنها می بایست به صورت دقیق، روزانه و مرحله به مرحله ثبت گردد تا درصد پیشرفت پروژه و ثبت دقیق درآمد آن به راحتی قابل محاسبه باشد. همچنین برای تعیین درآمد مشمول مالیات، و اخذ مفاصاحساب برای هر قرارداد پیمانکاری، دسترسی به این داده ها الزامی می باشد. لذا شرکت های پیمانکاری می بایست تمامی رویدادهای مالی شرکت را به صورت روزانه در دفتر روزنامه و به صورت کلی در دفتر کل ثبت و طبقه بندی کنند. اطلاعات درج شده در دفاتر شرکت های پیمانکاری مبنا و معیار اصلی محاسبه مالیاتی و سود شرکت به شمار می رود.
همچنین شرکت های پیمانکاری برای دریافت تسهیلات و اعتبار اسنادی از بانک ها و شرکت در مناقصات می بایست دفاتر قانونی خود را برای اثبات سلامت مالی شرکت ارائه نمایند. بنابراین باید گفت که پلمپ دفاتر فراتر از یک الزام قانونی است و نقش مهمی در فعالیت های تجاری و موفقیت شرکت ایفا می کند. عدم پلمپ دفاتر یا رد آنها برای شرکت توام با جرایم مالی خواهد بود و از دیگر پیامدهای منفی آن می توان به محاسبه مالیات به روش علی الراس اشاره کرد.
انواع دفاتر قانونی مورد استفاده در شرکت پیمانکاری
دفاتر قانونی که اشخاص حقیقی و حقوقی مطابق ماده 95 قانون مالیات های مستقیم ملزم به پلمپ و نگهداری آنها می باشند شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می باشد. از بین دفاتر گفته شده پلمپ دفاتر روزنامه و کل الزامی می باشد زیرا اطلاعات این دفاتر مبنای محاسبه درآمد مشمول مالیات و اخذ مفاصاحسابهای پروژه ها قرار می گیرد. در ادامه به توضیحات بیشتری در مورد این دفاتر قانونی چهارگانه خواهیم پرداخت:
- دفتر روزنامه: در دفاتر روزنامه تمامی رویدادهای مالی شرکت از صدور صورت وضعیت ها تا دریافت ها، پیش پرداخت های کارفرمایان همراه با تاریخ دقیق و جزییات نظیر پرداخت دستمزد کارگران، خرید مصالح و اجاره تجهیزات درج و ثبت می گردد.
- دفتر کل: در دفتر کل تمامی اطلاعات دفتر روزنامه به صورت تفکیک شده و دسته بندی شده درج و ثبت می گردد. این دفاتر کلیدی ترین سند برای اداره مالیات در اثبات سود واقعی پروژه های بلندمدت پیمانکاری است.
- دفتر دارایی: دفتر دارایی همان طور که از نامش پیداست برای ثبت تمامی تجهیزات و دارایی های شرکت مورد استفاده قرار می گیرد شاید برایتان سوال پیش بیاید که چرا باید دارایی های شرکت در دفاتر ثبت شوند و چه نیازی به این کار هست؟ در پاسخ باید گفت برای محاسبه هزینه های استهلاک برای کاهش سود مشمول مالیات بسیار حائز اهمیت می باشد. همچنین در زمان فروش و واگذاری شرکت نقشی حیاتی در تعیین ارزش واقعی خواهند داشت.
- دفتر کپیه: رونوشت تمامی قراردادهای پیمانکاری، الحاقیه ها، صورتجلسات پیشرفت کار، مکاتبات مالی با کارفرما و فاکتورهای هزینه در دفاتر کپیه ثبت می گردند. نگهداری و طبقه بندی این اسناد برای شرکت جز الزامات مالیاتی نیست اما جز چهار دفتر الزامی در قانون تجارت به شمار می رود.
لازم به ذکر است بگوییم که از سال 1404 پلمپ دفاتر قانونی به صورت فیزیکی جای خود را به پلمپ الکترونیکی داده است و شرکت های پیمانکاری موظف هستند پس از ثبت درخواست پلمپ و دریافت فایل های دفاتر و تکمیل آن، فایل مربوطه را در سامانه امور مالیاتی بارگذاری نمایند. با الکترونیکی شدن پلمپ دفاتر علاوه بر افزایش سرعت، امکان تخلف و خطاهای دستی نیز به شکل قابل توجهی کاهش یافته است.
مراحل عملیاتی پلمپ دفاتر شرکت پیمانکاری
شرکت های پیمانکاری می بایست در مهلت مقرر برای پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام نمایند و اظهارنامه پلمپ دفاتر را در سامانه ثبت شرکت ها تکمیل و ارسال نمایند. با توجه به الکترونیکی شدن پلمپ دفاتر، شرکت های پیمانکاری موظف هستند که ابتدا اظهارنامه پلمپ را در سامانه ثبت شرکتها به آدرس irsherkat.ssaa.ir ثبت کنند. پس از دریافت فایل اکسل دفاتر، تحریر و درج داده ها را به وسیله سیستم های مکانیزه حسابداری انجام دهند.
- ثبت نام آنلاین در سامانه: ابتدا در مرورگر خود آدرس رو به رو را وارد نمایید ssaa.ir سپس با وارد کردن اطلاعات شرکت وارد حساب کاربری خود شوید.
- تکمیل مشخصات حقوقی: پس از ورود حال می بایست تمامی اطلاعات خواسته شده را تکمیل و سپس تایید نمایید.
- انتخاب نوع و تعداد دفاتر: پس از تکمیل اطلاعات حال نوع دفاتر مورد نظر خود را انتخاب نماید.
- ارسال اظهارنامه و مدارک: در گام بعدی می بایست اظهارنامه پلمپ دفاتر را به همراه دیگر مدارک هویتی و روزنامه رسمی بارگذاری نمایید.
- پرداخت هزینه و دریافت دفاتر: در نهایت هزینه دفاتر را به صورت الکترونیکی پرداخت کرده و منتظر مجوز الکترونیکی برای تحریر دفاتر باشید تا بتوانید دفاتر روزنامه و کل را در سیستمهای حسابداری تحریر کرده و در زمان مقرر فایل مربوطه را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهید.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر شرکت پیمانکاری
مدارکی که شرکت های پیمانکاری برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر می بایست در سامانه ثبت شرکت ها بارگذاری نمایند شامل مدارک هویتی و ثبتی شرکت است. لازم و ضروری است که تمامی مدارک ذکر شده در زیر به صورت اسکن شده و الکترونیکی تهیه و ارسال گردند از این رو چند روز قبل از ثبت درخواست این مدارک را تهیه و آماده نمایید:
- کپی مدارک هویتی مدیرعامل یا نماینده قانونی شامل کارت ملی و شناسنامه
- کپی روزنامه رسمی آگهی تأسیس شرکت و روزنامههای مربوط به تغییرات سازمانی یا موضوع فعالیت (از جمله رتبهبندی پیمانکاری)
- اظهارنامه پلمپ تکمیلشده و امضا شده از سامانه اداره ثبت شرکت ها
- وکالتنامه در صورت اقدام توسط نماینده قانونی شرکت
- مهر رسمی شرکت و شناسنامه ثبتی شرکت
مهلت قانونی برای پلمپ دفاتر
برای پلمپ دفاتر شرکت های پیمانکاری می بایست تا پایان اسفند ماه در سامانه ثبت شرکت ها، درخواست خود را ثبت نمایند. اگر شرکت نتواند در این زمان درخواست پلمپ دفاتر را ثبت نماید مشمول پرداخت جریمه خواهد شد و افزون بر آن به دلیل نداشتن دفاتر قانونی، مالیات با روش علی الراس محاسبه خواهد شد. از این رو برای پیشگیری از این جرایم و مشکلات قانونی بهتر است که شرکت های پیمانکاری تمامی فرایند پلمپ دفاتر و تکالیف قانونی خود را به موسسه های معتبر ارائه دهنده خدمات مالی و حسابداری واگذار و محول نمایند تا تمامی مراحل با دقت، مطابق با آییننامه ها و در مهلتهای قانونی انجام پذیرد و شرکت از ریسک جرایم و رد دفاتر در امان بماند. برای شروع کافی است با ما در حسابانکو تماس حاصل نمایید.
نتیجه گیری
مطابق قوانین تجارت و مالیاتی شرکت های پیمانکاری ملزم به پلمپ دفاتر قانونی هستند و هرگونه اهمال کاری در این تکلیف قانونی برای شرکت پیامدهایی چون جریمه، کاهش اعتبار، محاسبه مالیات به روش علی الراس و مشکلات قضایی و حقوقی را در پی خواهد داشت. از آنجایی که از آغاز سال 1404 الزامی به ارائه دفاتر به صورت فیزیکی وجود ندارد لذا شرکت های پیمانکاری می بایست به صورت الکترونیکی اقدام به پلمپ این دفاتر نمایند. پیش از سال مالی جدید درخواست ثبت پلمپ از سوی شرکت می بایست در سامانه ثبت شرکت ها ثبت گردیده در غیر این صورت امکان پلمپ دفاتر برای شرکت وجود نخواهد داشت. موسسه حسابانکو با مشاوره رایگان در امور مالی و مالیاتی به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید با رعایت دقیق و به موقع کلیه ضوابط قانونی و استانداردهای تحریر، از خطر رد دفاتر، جریمههای مالیاتی سنگین و محاسبه مالیات به روش علیالرأس در امان بمانید.
