پلمپ دفاتر شرکت های خدماتی
پلمپ دفاتر شرکت های خدماتی
یکی از تکالیف و الزامات قانونی که شرکت های خدماتی موظف و مکلف به انجام آن هستند پلمپ دفاتر قانونی (دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر دارایی و دفتر کپیه) می باشد. مطابق با ماده 6 و 7 قانون تجارت و ماده 95 قانون مالیات های مستقیم در صورت عدم پلمپ دفاتر در مهلت قانونی تعیین شده شرکت مشمول پرداخت جریمه خواهد شد. تمامی درآمدها، هزینه ها و کل اطلاعات و تراکنش های مالی شرکت برای آنکه وجاهت قانونی و رسمی پیدا کنند می بایست در این دفاتر رسمی ثبت گردند. با توجه به ماهیت شرکت ها خدماتی، ثبت درآمد و هزینه ها از اهمیت بالایی برخوردار است و نسبت به شرکت های تولیدی پیچیدگی های زیادتری را خواهد داشت؛ چرا که شناسایی صحیح و دقیق زمان تحقق درآمد و تفکیک هزینه های مستقیم و غیرمستقیم در این شرکت ها مساله مهمی است.
هدف از نگارش این مقاله از سایت حسابانکو، آگاه سازی و اطلاع رسانی به مدیران مالی و حسابداری شرکت های تولیدی و فعالان این حوزه برای مهم شمردن این الزام قانونی می باشد؛ در این مطلب تلاش کرده ایم تمامی نکات مهم در خصوص پلمپ دفاتر را با شما در میان بگذاریم.
انواع دفاتر قانونی و نقش آن در شرکت خدماتی
همان طور که در مقدمه به آن اشاره کردیم تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی برای آنکه به رویدادهای مالی اعتبار ببخشند لازم است که تمامی این اطلاعات را در دفاتر قانونی پلمپ شده ثبت و درج نمایند. ثبت این داده ها علاوه بر ساماندهی کلی اطلاعات، امکان تخلف و تقلب را به صفر می رساند زیرا این دفاتر قبل از استفاده، شمارهگذاری، امضا و مهر شده هستند و امکان حذف و یا جا به جایی در آنها وجود ندارد. با توجه به الکترونیکی شدن دفاتر قانونی دیگر الزامی به تحریر دفاتر به صورت سنتی و دستی نیست و تمامی اطلاعات می بایست در دفاتر الکترونیکی درج و ثبت گردد.
دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کیپه انواع دفاتر قانونی می باشند که اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم به داشتن و نگهداری آنها هستند؛ دفتر کل و دفتر روزنامه جز اصلی ترین اسنادی هستند که کانون اصلی رسیدگی و محاسبه مالیاتی می باشند. در دفاتر روزنامه تمامی رویدادهای مالی اعم از نقدی، غیرنقدی، درآمدها، هزینهها، مطالبات و بدهیها شرکت، به صورت جزئی، منظم و با حفظ ترتیب زمانی درج و ثبت می گردند و سپس تمامی اطلاعات دفاتر روزنامه به صورت خلاصه شده و طبقه بندی شده در دفاتر کل ثبت می گردد. در دفاتر دارایی و کپیه اطلاعات مربوط به وضعیت مالی، داراییهای شرکت، سوابق نامهها و مراودات تجاری شرکت درج می شود.
اهمیت و مزایای پلمپ دفاتر برای شرکت های خدماتی
درست است که پلمپ دفاتر شرکت های خدماتی یک الزام قانونی به شمار می رود اما این تکلیف و وظیفه قانونی، مزایای زیادی در بخش های مالی، حقوقی و اعتباری شرکت به همراه خواهد داشت. شما برای دریافت تسهیلات از بانک ها، محاسبه دقیق مالیات، رفع سوتفاهم های مالی سهام داران و … نیازمند ارائه اطلاعات مالی منظم و دسته بندی شده هستید که جای هیچ گونه ابهامی را باقی نگذارد.
اطلاعات پراکنده و غیرمستند نمی تواند سند خوبی برای اثبات اعتبار مالی شرکت باشد. پس می توان گفت پلمپ به موقع دفاتر و تحریر اصولی آنها مزیت هایی چون شفافیت مالی و جلوگیری از تقلب، کاهش ریسکهای مالیاتی و جرائم، افزایش اعتبار و تسهیل امور تجاری، و بهبود مدیریت داخلی شرکت خدماتی را به شرکت شما اضافه خواهد کرد:
شفافیت مالی و جلوگیری از تقلب
وقتی تمامی داده ها و رویدادهای مالی از ثبت درآمدها و هزینههای خدماتی گرفته تا حقوق پرسنل و هزینه های عملیاتی به صورت دقیق در دفاتر درج می گردند و با توجه به اینکه دفاتر از قبل پلمپ و شمارهگذاری میشوند امکان جابجایی یا حذف صفحات یا ثبت رویدادها خارج از توالی زمانی میسر نخواهد بود. در نتیجه امکان سواستفاده، جعل اعداد، دستکاری و تقلب تقریبا عملی نخواهد بود.
کاهش ریسکهای مالیاتی و جرائم
برای محاسبه مالیات، شرکت های خدماتی می بایست علاوه بر ارائه اظهارنامه مالیاتی و تکمیل آن، دفاتر پلمپ شده خود را نیز به اداره مالیات تحویل دهند، با توجه به اینکه ارسال دفاتر به صورت الکترونیکی انجام می شود، فایل این دفاتر باید در سامانه امور مالیاتی بارگذاری شود. کارشناسان مالیاتی می بایست اطلاعات را بررسی کرده و صحت آن را تایید نمایند. در صورت عدم پلمپ دفاتر شرکت های خدماتی، مالیات به روش علی الراس محاسبه خواهد شد که به نفع منابع مالی شرکت نخواهد بود.
از این رو لازم و ضروری است که شرکت های خدماتی برای پلمپ دفاتر و ارائه صحیح و دقیق اظهارنامه از مشاوران مالیاتی موسسه های مالی معتبری چون حسابانکو بهره مند گردند تا تمامی این تکالیف قانونی به صحیح ترین شکل ممکن و در زمان بندی درست انجام گردد و جریمه ای متوجه شرکت نگردد.
افزایش اعتبار و تسهیل امور تجاری
برای دریافت تسهیلات از بانک، شرکت در مناقصات و انجام معامله های تجاری بزرگ یکی از مهمترین فاکتور و معیارها اعتبار مالی شرکت می باشد. یکی از مزیت های پلمپ دفاتر قانونی افزایش اعتبار مالی شرکت می باشد، زیرا که این داده ها به عنوان سند قابل اعتماد و استنادی هستند که واقعیت مالی شرکت را تفسیر و نمایان می کنند. حفظ اعتماد سرمایه گذاران و سهامداران به کمک شفافیت حاصل از پلمپ دفاتر قانونی یکی دیگر از دستاورد و نتایج این الزام قانونی می باشد.
بهبود مدیریت داخلی شرکت خدماتی
مدیران شرکت های خدماتی برای ارزیابی و شناسایی نقاط ضعف و قوت سیستم و ساختار مالی خود به اطلاعات دقیق مالی نیازمند هستند. وقتی تمامی رویدادهای مالی شرکت های خدماتی در دفاتر روزنامه و کل به صورت منظم ثبت و درج گردد در نتیجه مدیران می توانند برحسب داده های واقعی تصمیم گیری کرده و در همان ابتدا ضعف های سیستم کاری خود را مرتفع سازند.
آخرین مهلت برای پلمپ دفاتر چه زمانی است؟
تمامی شرکت ها و کسب و کارها که مشمول پلمپ دفاتر قانونی هستند موظف هستند تا پایان سال درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را در سامانه اداره ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir ثبت نمایند. هر گونه تاخیر و اهمال در ارسال درخواست و اظهارنامه پلمپ دفاتر برای شرکت جرایمی را در پی خواهد داشت. افزون بر این مورد محاسبه مالیات شرکت نیز به روش علی الراس بسیار محتمل خواهد بود. از این رو بهتر است که شرکت های خدماتی در موعد مقرر نسبت به درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود اقدام نمایند.
مراحل و پلمپ دفاتر شرکت خدماتی
شرکت های خدماتی برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر می بایست به سامانه اداره ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و به ترتیب مراحل زیر درخواست خود را ثبت نمایند:
- پس از ورود به سامانه در صفحه نخست گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی” را انتخاب کرده و نوع شخص حقیقی/حقوقی (برای شرکت های خدماتی “حقوقی” می باشد) را مشخص نمایید و اطلاعات خواسته شده را به دقت تکمیل نمایید.
- در مرحله بعدی تمامی اطلاعات را بررسی و تکمیل نمایید و آدرس دقیق محل دریافت دفاتر پلمپشده (برای ارسال پستی) را وارد کنید.
- حال می بایست نوع دفاتر (روزنامه، کل، دارایی، کپیه) و تعداد صفحات هر کدام را بر اساس حجم عملیات خدماتی شرکت را انتخاب نمایید. (با توجه به اینکه دفاتر به صورت الکترونیکی ارائه می شود تنها کافی است نوع دفتر را مشخص کنید)
- پس از تکمیل اطلاعات صحت اطلاعات را بررسی و تأیید کنید و سپس هزینه آن را به صورت الکترونیکی پرداخت نمایید.
- در نهایت پس از تایید اطلاعات شما مجوز الکترونیکی برای نگهداری و تحریر دفاتر روزنامه و کل را در سیستمهای نرمافزاری مکانیزه حسابداری را دریافت خواهید کرد.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر شرکت خدماتی
برای پلمپ دفاتر قانونی همان طور که در بخش قبلی نیز به آن اشاره کردیم، لازم و ضروری است که مدارک ثبتی و هویتی شرکت برای سازمان ثبت شرکت ها ارسال گردد. بنابراین شرکت های خدماتی می بایست مدارک زیر را به صورت فایل اسکن شده آماده کرده و به صورت کامل ارسال نمایند:
- کپی اساسنامه شرکت
- کپی روزنامه رسمی تأسیس شرکت
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات (در صورت وجود)
- اطلاعات کامل شرکتشامل شناسه ملی، شماره ثبت، کد اقتصادی و کد پستی معتبر شرکت
- کپی کارت ملی و شناسنامه مدیرعامل و تمامی اعضای هیئت مدیره و افرادی که حق امضا دارند.
- وکالتنامه (در صورت اقدام توسط وکیل
- اقرارنامه عدم دریافت دفاتر از سالهای گذشته
پیامدهای عدم پلمپ یا رد دفاتر برای شرکتهای خدماتی
چنانچه دفاتر قانونی در موعد مقرر پلمپ نشود و یا در آن تخلفاتی وجود داشته باشد این موضوع منجر به رد دفاتر خواهد شد که یکی از پیامدهای آن، محاسبه مالیات به روش علی الراس خواهد بود. با این روش محاسباتی، مالیات شرکت بیش از حد واقعی آن محاسبه می گردد زیرا مبنای محاسبه قرائن، اطلاعات بانکی، قراردادها و …. خواهد بود که اغلب بالاتر از ارقام اعلامی شرکت است.
افزون بر این مورد، بسیاری از هزینه های شرکت که می تواند جز هزینه های قابل قبول قرار گیرد به دلیل عدم مدارک موجود، مورد پذیرش قرار نخواهند گرفت. همچنین از آنجایی که عدم پلمپ دفاتر مشمول پرداخت جریمه می شود در نتیجه این موضوع فشار نقدینگی جدی برای شرکت بوجود خواهد آورد.
نتیجه گیری
شرکت های خدماتی ملزم و موظف به پلمپ دفاتر قانونی خود می باشند و می بایست در مهلت قانونی مقرر نسبت به ثبت درخواست پلمپ در سامانه ثبت شرکت ها اقدام نمایند. هرگونه اهمال و عدم پلمپ دفاتر قانونی، برای شرکت علاوه بر پرداخت جریمه، محاسبه مالیات به روش علی الراس را به همراه خواهد داشت. بنابراین شرکت های خدماتی برای جلوگیری از این جرایم می بایست انجام این امور را به کارشناسان مالیاتی و موسسه های ارائه دهنده خدمات مالی واگذار نمایند و تمرکز خود را بر توسعه و پیشرفت خود معطوف سازند. حسابانکو با ارائه خدمات مالی در این مسیر راهنما و همراه شما خواهد بود.
