تغییرات هیئت مدیره در روزنامه رسمی

تغییرات هیئت مدیره در روزنامه رسمی

تغییرات هیئت مدیره، یکی دیگر از تغییرات شرکت ها است که می بایست در روزنامه رسمی منتشر شود زیرا باید این تغییرات وجاهت قانونی پیدا کنند و تمامی افرادی که به نوعی با شرکت در تعامل و ذی نفع هستند می بایست از تغییر مدیرعامل و اعضای شرکت مطلع شوند. همانند دیگر تغییرات شرکت (تغییر موضوع، تغییر آدرس و …) انتخاب اعضای جدید هیئت مدیره نیز باید طبق یک روند قانونی و اداری مشخصی پیش برود تا به تغییرات مدیریتی رسیمت بخشیده شود. همچنین باید افزود که این الزام قانونی علاوه بر اعتبار بخشی حقوقی موجب شفافیت بیشتر نیز می گردد زیرا باعث می‌شود که سهامداران، بانک‌ها، مراجع قضایی و سایر ذینفعان مطلع شده و با اطلاعات به‌روز در ارتباط با ساختار مدیریتی شرکت عمل کنند.

برای طی کردن مراحل قانونی تغییر اعضای هیئت مدیره، شما حتما می بایست از نحوه تنظیم صورتجلسه تغییرات مدیران و دیگر موارد مهم از جمله هزینه آگهی تغییر هیئت مدیره آگاه و مطلع شوید تا بتوانید این فرایند تغییر را به درستی طی کنید. بنابراین ما در این بخش از سایت ستایش تراز آسیا به تمامی موارد مهم و مرتبط با تغییرات هیئت مدیره در روزنامه رسمی می پردازیم.

تغییر مدیرعامل و اعضای شرکت؛ چگونگی نحوه تنظیم صورتجلسه تغییرات مدیران

تغییر مدیر عامل و اعضای شرکت جز تغییرات همیشگی شرکت ها می باشد و مطابق قوانین کشور، این تغییرات باید با تشریفات خاصی اعمال شوند تا از منظر حقوقی معتبر باشند. لذا پیش از ثبت تغییر هیئت مدیره در روزنامه رسمی، ابتدا می بایست جلسه مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود و تغییر هیئت مدیره و انتخاب مدیر عامل با رای و تصمیم گیری اعضای هیئت مدیره و سهامداران انجام شود. یکی از موارد مهم در جلسه مجمع عمومی فوق العاده چگونگی تنظیم صورتجلسه است؛ نحوه تنظیم صورتجلسه تغییرات مدیران باید مطابق قوانین و اساسنامه شرکت انجام شود.

در این سند تمامی تصمیمات مربوط به تغییر مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره باید با ذکر تاریخ، محل، دستور جلسه و اسامی دقیق اعضای جدید و قدیم قید شود و باید تک تک اعضای حاضر و هیئت رئیسه (رئیس، منشی و ناظران)  آن را امضا کنند. ذکر مواردی چون نوع مجمع و تاریخ دقیق برگزاری، دستور جلسه با موضوع تغییر مدیران، فهرست دقیق اعضای جدید و سابق با مشخصات کامل و تصمیمات گرفته شده با امضای همه حاضرین در صورتجلسه الزامی و ضروری می باشد.

مراحل قانونی تغییر اعضای هیئت مدیره

تغییر مدیر عامل و هیئت مدیره در شرکت ها مستلزم طی کردن یک روال قانونی و اداری است که نقطه آغاز مراحل قانونی تغییر اعضای هیئت مدیره، جلسه مجمع عمومی فوق العاده است و تا زمانی که تغییرات در روزنامه رسمی منتشر نشود، این تغییرات به رسمیت شناخته نخواهد شد. پس از برگزاری جلسه و تنظیم و تصویب صورتجلسه، نوبت به بازنویسی و درج تغییرات در اساسنامه شرکت می رسد و پس از جمع آوری تمامی اسناد و مدارک لازم (که در ادامه آورده شده است)، نماینده قانونی شرکت می بایست به سامانه ثبت شرکت ها مراجعه کرده و تمامی تغییرات را درج و مدارک و اسناد خواسته شده را بارگذاری نماید. پس از بارگذاری مدارک در سامانه ثبت شرکت ها، شرکت می بایست تمامی مدارک و مستنداتی که به صورت آنلاین بارگذاری کرده است را به صورت فیزکی و از طریق پست برای سازمان ثبت شرکت ها ارسال کند.

این کار برای این است که کارشناسان اداره ثبت، اسناد بارگذاری شده را با مدارک فیزیکی مطابقت دهند تا صحت اطلاعات بررسی و تایید شود. پس از صحت سنجی تاییدیه برای شرکت ارسال می شود و شرکت می بایست هزینه آگهی تغییر هیئت مدیره را پرداخت کند تا آگهی در روزنامه رسمی منتشر شود. بسیاری از شرکت ها تمامی مراحل تغییر هیئت مدیره را به صورت کامل یا بخشی از آن را به موسسات ثبتی برون سپاری می کنند زیرا به دلیل دانش و تخصص کارشناسان این موسسات روند انجام مراحل قانونی تغییر اعضای هیئت مدیره با سرعت و دقت بالایی انجام خواهد شد که هزینه برون سپاری را توجیه می کند. در ادامه  مدارک لازم برای تغییر اعضای هیئت مدیره آورده شده است:

مدارک لازم برای تغییر اعضای هیئت مدیره

از آنجایی که برخی از مدارک مورد نیاز برای ثبت تغییر اعضای هیئت مدیره در شرکت‌های سهامی خاص و با مسئولیت محدود با هم متفاوت هستند ما در این بخش به صورت جداگانه به آن ها پرداخته ایم:

 مدارک لازم برای تغییر اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص

• صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده که تغییرات هیئت مدیره را تصویب کرده باشد و به امضای اعضای حاضر رسیده باشد.
• لیست سهامداران حاضر در جلسه همراه با تعداد سهام هر یک (الزامی)
• کپی مدارک هویتی اعضای جدید و قدیم (شناسنامه و کارت ملی)
• برگ قبولی سمت و تعهدنامه اعضای جدید مبنی بر نداشتن ممنوعیت قانونی (مانند اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ قانون تجارت)
• گواهی عدم سوء پیشینه کیفری اعضای جدید
• کپی آگهی تأسیس شرکت و آخرین روزنامه رسمی تغییرات
• در صورت عضویت اشخاص حقوقی، برگه نمایندگی نمایندگان آنها
• مجوزهای لازم از مراجع ذی‌صلاح (در صورت نیاز)
• کد ثنا برای اعضای جدید هیئت مدیره الزامی است

مدارک لازم برای تغییر اعضای هیئت مدیره در شرکت با مسئولیت محدود

• صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده که تغییر هیئت مدیره را تصویب کرده و با امضای شرکا همراه باشد.
• کپی مدارک هویتی اعضای جدید و قدیم (شناسنامه و کارت ملی)
• کپی آخرین روزنامه رسمی شرکت و آگهی آخرین تغییرات
• ذکر سهم‌الشرکه اعضای جدید در صورتجلسه
• اصل وکالتنامه وکیل در صورت اقدام نماینده
• مجوزهای مورد نیاز موضوع فعالیت، در صورت الزام
• مدارک مربوط به تشریفات برگزاری مجمع، در صورت لزوم

هزینه آگهی تغییر هیئت مدیره

هزینه آگهی تغییر هیئت مدیره متغیر است زیرا شامل چند بخش است؛ هزینه چاپ آگهی در روزنامه رسمی، هزینه حق الثبت اداره ثبت و هزینه برون سپاری (اختیاری). هزینه آگهی در روزنامه رسمی با توجه به تعداد ابعاد آگهی و حجم محتوای آن متفاوت است و هزینه ای در حدود ۳۸۰ تا ۵۸۰ هزار تومان دارد البته این نرخ هر سال تغییر می کند و این بازه قیمتی را ما به صورت حدودی در نظر گرفته ایم.  مجموع هزینه های ثبت هم در بازه 900 هزار تا 1,800,000 تومان یا بیشتر قرار دارد و اگر شما تصمیم داشته باشید که تمامی مراحل توسط موسسات ثبتی انجام شود می بایست به هزینه های فوق مبلغ دیگری را نیز اضافه کنید که بازه قیمتی آن حداقل از حدود 1,150,000 تومان به بالا شروع می‌شود.

نتیجه گیری

ثبت تغییر هیئت مدیره در روزنامه رسمی، یکی از مهمترین اقدامات به جهت رسمیت بخشیدن به این تغییر و اطلاع‌رسانی به سهامداران، بانک‌ها، مراجع قضایی و سایر نهادهای مرتبط بسیار مهم و حیاتی است. زیرا این اقدام از بروز اختلافات حقوقی جلوگیری می‌کند و تضمین می‌نماید که تصمیمات هیئت مدیره جدید معتبر و قابل پیگیری است. ثبت تغییر اعضای هیئت مدیره در روزنامه رسمی فرایندی است که شامل تصویب تغییرات در مجمع عمومی، تنظیم دقیق صورتجلسه، انجام ثبت رسمی در اداره ثبت شرکت‌ها و انتشار آگهی در روزنامه رسمی می‌باشد. این مراحل قانونی و حقوقی، اعتبار لازم را به تغییرات مدیران شرکت می‌بخشند و اداره صحیح شرکت را تضمین می‌کنند. رعایت دقیق این فرآیندها برای تمامی شرکت‌ها اعم از سهامی خاص و مسئولیت محدود الزامی است. نباید از نقش موسسات ثبتی در تسهیل و تسریع فرایند ثبت تغییر هیئت مدیره غافل شد، درست است که برون سپاری ثبت این تغییرات به موسسات مذکور در بردارنده هزینه می باشد اما اگر شما می خواهید مراحل قانونی تغییر اعضای هیئت مدیره به صورت دقیق و با صرف زمان کمتری به نتیجه مطلوب برسد این صرف هزینه منطقی خواهد بود.