استقرار سیستم مالی و حسابداری در شرکت ها
استقرار سیستم مالی و حسابداری در شرکت ها
شرط ماندن در جهان رقابتی اقتصاد توجه ویژه به مدیریت منابع مالی است زیرا بقای یک کسب و کار وابسته به مسائل مالی است. هنوز هم با وجود سیستماتیک شدن بسیاری از کارها و امور مربوط به منابع مالی و حسابداری ما شاهد عملکرد سنتی برخی از شرکت ها در این حوزه هستیم. می توان گفت که دلیل خیلی از اختلاف حساب ها و سوء مدیریت همین سیستم مالی به اصطلاح جزیره ای است که شرکت ها همچنان از آن استفاده می کنند. در شکل سنتی مدیریت مالی، یک سیستم یکپارچه برای ثبت داده ها و صورت حساب ها قرار نداشت و هر بخشی به صورت منفرد و جداگانه کارهای خرید، فروش و پرداخت را انجام می داد که این موضوع برای حسابداری بشدت زیان بار است. زیرا رسیدگی به تمامی خرده کارهایی که در هر بخش انجام می شد بسیار زمان بر و خسته کننده و همچنین توام با اشتباهات فراوانی بود. خوشبختانه به کمک استقرار سیستم مالی و حسابداری در شرکت ها که به صورت مستقل مشغول به فعالیت هستند این مشکل تا حد بسیار زیادی حل شده است. در واقع سیستم مالی و حسابداری بر اساس نیازها و ماهیت شغلی آن کسب و کار یک چرخه مالی و حسابداری را تعریف و تعیین می کند تا تمامی داده های مالی به صورت مرتب و بدون اشتباه به صورت ساختارمند به سمت واحد مالی جریان پیدا کند. بنابراین می توان گفت استقرار سیستم حسابداری و سیستم مالی شرکت ها به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت موفق مالی و افزایش شفافیت و کنترل های دقیق مالی شناخته می شود. این مقاله از سایت ستایش تراز آسیا با هدف آگاهی رسانی از اهمیت راهاندازی سیستم مالی و بیان مزایای استقرار سیستم مالی قوی نگاشته شده است.
روش های طراحی سیستم مالی برای شرکت ها
استقرار سیستم حسابداری در هر شرکت و کسب و کاری تضمین کننده مدیریت بهتر منابع مالی و جلوگیری از مشکلات اشتباهات و سواستفاده ها خواهد بود. با توجه به تجربه چند دهه کار در حوزه حسابداری و مالیاتی با اطمینان می گوییم که اگر شرکت و سازمان شما نتواند از یک واحد و سیستم حسابداری پیشرفته که به صورت مستقل به انجام امور مالی می پردازد بهره مند گردد و فقط به روش های دستی و سنتی قدیمی در مورد مدیریت منابع مالی بسنده کند، اگر شکست شما در بازار اقتصادی حتمی نباشد بدون شک گرفتار شدن در دام جرایم مالیاتی و حقوقی برای شما امری قطعی و متقن خواهد بود. در عصر ارتباطات و دیجیتال شما نمی توانید مانند سه دهه قبل امور مالی را مدیریت کنید و انتظار داشته باشید که پیشگام عرصه رقابتی خود نیز باشید. استقرار سیستم مالی و حسابداری در شرکت ها به شما می گوید که امروزه یک سیستم حسابداری دقیق، پایه و اساس تصمیم گیری های کلان مدیریتی و تضمین کننده تعهدات قانونی شرکت ها است.
راهاندازی سیستم مالی
بنابراین راه اندازی سیستم مالی شرکت با توجه به ساختار سازمانی و نیازهای آن می بایست صورت گیرد تا بتواند با اتوماسیون سازی فرایندهایی که پیشتر به صورت دستی و گسسته انجام می گرفت با یک سیستم و چرخه مدیریتی که خاص آن کسب و کار طراحی شده است سازمان را در حوزه مدیریت بهتر منابع مالی راهنمایی و هدایت کند.
مراحل استقرار سیستم حسابداری در شرکت ها
چندین مرحله و گام برای طراحی و پیاده سازی و استقرار سیستم مالی و حسابداری وجود دارد که شرکت ها برای دستیابی به آن ها باید طی نمایند:
- تحلیل نیازها و اهداف های سازمان و کسب و کار: در طراحی سیستم حسابداری مستقر در شرکت باید به این موضوع توجه کنید که این سیستم مطابق با ماهیت کسب و کار شما انجام می پذیرد و باید بتواند پاسخگوی نیازهای مالی شرکت باشد، پس مهم است که در گام اول نیاز سنجی صورت پذیرد تا پیاده سازی سیستم حسابداری علاوه بر تسهیل فرایندهای مالی بتواند در تحقق اهداف آن سازمان نیز موثر و کارآمد واقع شود.
- تعریف فهرست حساب ها (کدینگ حسابداری): طراحی ساختار حساب ها شامل حساب های کل، معین، تفضیلی و مراکز هزینه باید متناسب با فعالیت های شرکت انجام شود، تا امکان ثبت و دسته بندی صحیح تراکنش ها را فراهم سازد.
- طراحی فرآیندها و کنترل های مالی: گام بعدی در طراحی سیستم مالی و حسابداری طراحی فرایندها می باشد؛ تعیین و مستندسازی گردش عملیات مالی مانند نحوه ثبت حسابداری، کنترل های داخلی، مدیریت دریافتی و پرداختی، محاسبه بهای تمام شده و سیاست های مالیاتی از جمله مهمترین اقداماتی است که در این مرحله انجام می شود.
- انتخاب روش اجرا (دستی یا مکانیزه): قطعا در عصر حاضر و با توجه به اینکه تمامی کارها به سمت سیستماتیک شدن می رود باید گفت که شرکت ها اگر می خواهند در بازار رقابتی باقی بمانند و همچنین خللی در انجام امور مالیاتیش وجود نداشته باشد باید روش های سنتی و دستی قدیمی را به دست فراموشی بسپارند و با استقرار نرم افزار یکپارچه مالی و حسابداری به سوی دروازه های پیشرفت مالی گام بردارند.
- ورود داده ها و راه اندازی اولیه: پس از نیاز سنجی و تحلیل سیستم و ساختار سازمانی و بررسی توان سخت افزاری و سنجش توانایی منابع انسانی در یادگیری و تطابق با استقرار سیستم حسابداری حال نوبت به ورود اطلاعات پایه مانند فهرست حساب ها، داده های پرسنلی و سوابق مالی می رسد.
- آموزش کارکنان مالی: سیستم جدید و نوین نیازمند آموزش و ارزیابی است. وقتی شما در داخل شرکت خود یک سیستم و بخش حسابداری و مالی مستقلی را ایجاد می نمایید بدیهی است که شکل انجام بسیاری از وظایف تغییر خواهد کرد همچنین به دلیل سیستماتیک و یکپارچه شدن سیستم حسابداری نیاز است که به تمامی کارکنان آموزش های لازم برای چگونگی کار با نرم افزار داده شود.
- اجرای آزمایشی و رفع اشکال: بسیاری از کاستی ها و اصلاحات پس از پیاده سازی سیستم و در حین انجام آن مشخص خواهد شد لذا می بایست سیستم را در ابتدا به صورت آزمایشی به کار بندید تا ضعف ها و مواردی که نیاز به اصلاح دارند مشخص شوند.
- پیاده سازی کامل و پایش مستمر: پس از رفع ایرادات، سیستم به طور رسمی راه اندازی و استقرار می یابد، و با پایش مستمر، به روز رسانی و بهبود فرآیندها شما می توانید از سیستم مالی مستقر به عنوان یک دستیار حرفه ای و تمام عیار بهره مند شوید.
مزایای استقرار سیستم مالی قوی
اتوماسیون سازی فرایندها، تسهیل مدیریت منابع مالی، دریافت گزارش های تحلیلی، کاهش خطا و تقلب های مالی و بهبود تصمیم گیری های استراتژیک از مهمترین مزایای استقرار سیستم مالی قوی در شرکت ها است. باید گفت که استقرار سیستم مالی و حسابداری در شرکت ها نه تنها به انجام دقیق امور مالی درون سازمانی کمک می کنند بلکه به شرکت ها کمک می کند تا در برابر ممیزی های مالیاتی و حسابرسی های قانونی آماده باشند و با اجرای بهتر کنترل های داخلی، از منابع مالی و دارایی های شرکت محافظت نماید. صرفه جویی در زمان و هزینه ها و افزایش بهره وری نیروی انسانی از مزایای دیگر استفاده از سیستم مالی قوی است که نتیجه آن رشد پایدار و ارتقاء سطح رقابت پذیری شرکت ها خواهد بود. نتیجه گیری آنچه در مورد استقرار سیستم مالی و حسابداری کارآمد در این مقاله بیان شد، حاصل بیش از یک دهه تجربه در زمینه ارائه خدمات مالی و حسابداری است و ما می دانیم که اگر مسائل مالی و حسابداری در شرکت ها با کمک نرم افزارها و سیستم های پیشرفته انجام نشود، زیان های زیادی را برای شرکت به بار خواهد آورد. تجارت و فعالیت در حوزه اقتصادی با یک اصل نانوشته به پیش می رود و آن همگام و به روز شدن با تغییرات است. شما نمی توانید با سیستم حسابداری دو دهه پیش، مدیرت مالی امروزتان را در دست بگیرید و باید بدانید که دستیابی به موفقیت به کمک ابزارهای تکنولوژی و فناوری های روز امکان پذیر خواهد بود. با توجه به اهمیت فزاینده کنترل های مالی و تعهدات قانونی در فضای کسب وکار امروزی، استقرار سیستم حسابداری و مالی شرکت ها از الزامات اساسی محسوب می شود. استقرار سیستم مالی قوی نه تنها به بهبود مدیریت مالی و کاهش ریسک های احتمالی کمک می کند، بلکه بنیانی برای رشد سازمانی و ارتقای سطوح مختلف کسب وکار ایجاد می نماید. 
