استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها
استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها
بخشی از موفقیت یک کسب و کار در گرو انجام درست و به موقع تکالیف و امور مالیاتی است از این رو تمامی شرکت ها و کسب و کارها نیازمند یک مجموعه ای جداگانه با عنوان واحد مالیاتی مستقر در شرکت هستند که بتواند به تمامی امور مالیاتی به صورت دقیق نظارت و رسیدگی کنند. همانطور که می دانید مسائل پیچیده مالیات نیازمند تخصص و اشراف به مواد قانونی و بخشنامه های مالیاتی می باشد بنابراین انجام وظایف مربوط به مالیات نه تنها در حوزه کاری بخش حسابداری شرکت ها نیست بلکه آن دسته از کسب و کارهایی که ضرورت استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها را جدی و مهم می دانند از تسهیلگری این فرآیند که بستری برای شفافیت، پیشگیری از ریسک و تسهیل رشد سازمانی است مطلع و آگاه هستند. لزوم استقرار واحد مالیاتی جداگانه در شرکت ها علاوه بر اینکه به صورت متمرکز امور و وظایف مالیاتی را در زمان مقرر انجام می دهند، موجب بهبود شفافیت مالی شرکت نیز می شوند. البته باید افزود که استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها مزایای بسیاری دارد که ما در این مطلب از سایت ستایش تراز آسیا قصد داریم به تمامی این موارد اشاره کنیم. همچنین با پاسخ به پرسش “چرا شرکت‌ها به سیستم مالیاتی نیاز دارند؟ ” لزوم استقرار سیستم مالیاتی و پیاده سازی آن را به صورت کاملی بررسی خواهیم کرد افزون بر این موارد به نقش کلیدی مشاوره استقرار سیستم مالیاتی در انجام این سلسله وظایف برون سازمانی نیز اشاره خواهیم کرد.
چرا شرکت ها به سیستم مالیاتی نیاز دارند؟
آنچه در انجام امور و تکالیف مالیاتی بسیار مهم است ارائه دقیق و صحیح اطلاعات در موعد مقرر است و بسیاری از شرکت ها و کسب و کارها متاسفانه به دلیل اینکه انجام این امور را به واحدهای حسابداری محول کرده اند، اغلب در بحث امور مالیاتی با چالش های زیادی رو به رو هستند و به دلیل عدم ارسال به موقع و مستند مدارک و اظهارنامه های مالیاتی، جریمه های زیادی را متحمل می شوند. اصولا بخش حسابداری در شرکت ها وظایف رسیدگی به مسائل مالی درون سازمانی را بر عهده دارد، از این رو مسائل مالی برون سازمانی باید به واحدی مستقل و مستقر در قلب شرکت به عنوان واحد مالیاتی محول گردد. با استقرار سیستم و واحد مالیاتی در شرکت ها علاوه بر انجام دقیق امور مالیاتی موارد دیگری که در ادامه آورده شده است نیز محقق می شود، بی شک با مطالعه مزایای استقرار سیستم مالیاتی به لزوم پیاده سازی سیستم مالیاتی مستقل در کسب و کارتان پی خواهید برد:
- پایبندی به قانون و دوری از جرایم سنگین: پیچیدگی قوانین مالیاتی و بخشنامه ها یکی از چالش های همیشگی فعالان این حوزه بوده و هست و تنها می توان با اتکا بر تخصص و دانش به روز مشاوران و کارشناسان مالیاتی مستقر در واحد مالیاتی شرکت به این مشکل همیشگی و دائمی شرکت ها پایان داد. زیرا واحد مالیاتی به صورت جداگانه بر پایه رعایت قوانین مالیاتی، جلوگیری از جریمه ها و مشکلات حقوقی برای شرکت ها، به انجام تکالیف و وظایف مالیاتی شرکت می پردازد.
- شفافیت مالی و جذب اعتماد: آنچه موجب اعتماد بانک ها و موسسات مالی برای اعطای تسهیلات و وام به شرکت ها می شود داشتن شفافیت مالی است، این شفافیت در گرو انجام درست و دقیق امور مالی و مالیاتی یک شرکت است که این مورد نیز بر اهمیت استقرار و پیاده سازی سیستم مالیاتی مستقل در شرکت ها تاکید دارد. به یاد داشته باشید که یک سیستم مالیاتی شفاف، برای جلب اعتماد سرمایه گذاران، سهامداران و ذی نفعان شرکت بسیار حیاتی و مهم است و موجب افزایش اعتبار شرکت خواهد شد.
- مدیریت بهتر منابع و برنامه ریزی مالی: یک برنامه ریزی مالی موفق و پیش برنده نیازمند داشتن داده ها و اطلاعات مالی دقیق است که بتواند به شرکت در مدیریت بهتر منابع مالی کمک شایانی کند. یکی از مزیت های استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها کمک به موارد گفته شده است. کارشناسان مالیاتی که در این بخش فعالیت دارند با دانستن تعهدات مالیاتی، برنامه ریزی دقیق نقدینگی و پیشگیری از کمبود منابع مالی به تحقق اهداف مالی سازمان کمک می کنند.
- کاهش ریسک و افزایش قابلیت تحلیل مدیریتی: همانطور که در مقدمه به آن اشاره کردیم بسیاری از شرکت ها که انجام امور مالیاتی را به بخش حسابداری محول می کنند به دلیل عدم آگاهی بسیاری از کارشناسان این بخش از چگونگی ثبت اطلاعات و زمابندی های اعلام شده اغلب با مشکلات عدم ثبت دقیق داده های مالی و تاخیر در ارسال اظهارنامه ها مواجه هستند که این خود جرایم مالیاتی را به دنبال خواهد داشت. اطلاع به هنگام از وضعیت مالیاتی، زیربنای تصمیم گیری های کلان سازمان است بنابراین شرکت ها برای مدیریت بهتر منابع مالی و کاهش ریسک های احتمالی حقوقی و مالیاتی نیازمند پیاده سازی و طراحی سیستم مالیاتی هستند.
طراحی سیستم مالیاتی
برای اینکه شما بتوانید در شرکت خود واحد مجزا و جداگانه ای برای رسیدگی به امور و وظایف مالیاتی داشته باشید باید در گام نخست نیازسنجی کنید و بر اساس ساختار مالی و دامنه فعالیت های اقتصادی خود طراحی سیستم مالیاتی را آغاز کنید. در واقع وقتی از طراحی سیستم حرف می زنیم منظورمان نحوه چگونگی انجام فرایندهای مالیاتی به صورت ساختار یافته و دقیق است. بدیهی است که طراحی سیستم مالیاتی یک شرکت کوچک با یک سازمان بزرگ با پرسنل زیاد بسیار متفاوت خواهد بود. همچنین نوع فعالیت اقتصادی شما یکی از شاخصه های مهم در این مورد است زیرا طراحی سیستم باید بر اساس تحلیل شناخت فعالیت و ساختار سازمان صورت گیرد. همچنین این سیستم مالیاتی باید بر مبنای استانداردهای حسابداری و مالیاتی ایران طراحی و پیاده سازی شود. بدون شک برای موفقیت یک ساختار کاری، نرم افزارها نقش محوری و کلیدی را در این میان بر عهده دارند و عملا بدون استفاده از نرم افزارهای طراحی شده برای حوزه حسابداری و مالیاتی، انجام امور مالیاتی امکان پذیر نخواهد بود. بخش مهم فرایند طراحی سیستم مالیاتی، بهره مندی از نرم افزارهای مالیاتی و حسابداری است که برای تعیین فهرست حساب ها، گردش اسناد، ساختار گزارشات و روش های کنترل داخلی و امنیت اطلاعات حیاتی و مهم است.
مهمترین اصول طراحی سیستم مالیاتی
با توجه به ضرورت استقرار واحد مالیاتی در تمامی شرکت ها نیاز است که در این مسیر از مشاوره استقرار سیستم مالیاتی بهره مند شوید زیرا شما به تنهایی نمی توانید به طور کامل نیازسنجی کرده و مطابق با اصولی که برای طراحی سیستم مالیاتی مستقر در شرکت ها ضروری است عمل نمایید. نقش مشاوره در این مسیر فراتر از پاسخ به سوالات فنی است؛ در واقع یک مشاور سیستم مالیاتی با راهبری، آموزش و پشتیبانی مستمر کسب وکار تا رسیدن به یک الگوی مالیاتی مطمئن و منطبق با قانون در کنار شما خواهد بود. خوشبختانه امروزه شرکت های حوزه مالی مانند ستایش تراز آسیا با ارائه خدمات مالیاتی و حسابداری دستیابی به دانش متخصصان این حوزه را سهل الوصل ساخته اند و شما به راحتی می توانید هم به صورت حضوری و هم به صورت آنلاین از راهنمایی و مشاوره های این کارشناسان بهره مند شوید. به صورت کلی می توان گفت که مهمترین اصول طراحی سیستم مالیاتی مستقر و مستقل در شرکت ها عبارتند از:
- تناسب با ساختار کسب وکار: نوع شرکت، اندازه، پیچیدگی و حجم تراکنش ها باید در طراحی لحاظ شود.
- استقلال سیستم مالیاتی: از آنجایی که سیستم مالیاتی مستقر در شرکت ها برای انجام امور مالیاتی به صورت مجزا و جداگانه پیاده سازی می شود پس مهمترین شاخصه برای آن داشتن استقلال است به گونه ای که بتواند به صورت مستقل از سایر واحدهای سازمان، عملیات مربوط به مالیات را مدیریت کند و امکان کنترل جداگانه و گزارش گیری دقیق را هم داشته باشد.
- رعایت کامل قوانین و مقررات مالیاتی: نیاز به تضمین انطباق صریح سیستم با قوانین مالیاتی جاری، از جمله نحوه ثبت هزینه ها، درآمدها و تهیه اظهارنامه های قانونی موجب شده است که واحدهای مالیاتی به صورت مجزا در تمامی شرکت ها استقرار و حضور پیدا کنند پس بدیهی است که این اصل، یکی از مهمترین اصول در طراحی سیستم های مالیاتی مستقر در شرکت ها باشد.
- شفافیت و قابلیت ردیابی: وقتی می گوییم که استقرار سیستم و واحدهای مالیاتی در شرکت ها سبب افزایش شفافیت مالی می شوند به این دلیل است که در اصول طراحی آن ثبت دقیق و شفاف رویدادهای مالی به گونه ای است که قابلیت پیگیری و ردیابی هر تراکنش وجود دارد.
- قابلیت اتوماسیون و بهره گیری از فناوری: بدون استفاده از فناوری و نرم افزارهای تخصصی شما هرگز نمی توانید هیچ کدام از وظایف مالیاتی خود را به انجام رسانید و باید گفت که استفاده از نرم افزارهای مالی که دارای قابلیت خودکارسازی محاسبات مالیاتی، تولید گزارش های قانونی و ارتباط مستقیم با سامانه مودیان است یکی از الزامات واحدهای مالیاتی مستقر در شرکت ها می باشد.
به یاد داشته باشید که طراحی و پیاده سازی سیستم مالیاتی از نقطه آغاز تا انجام آن نیازمند بررسی دقیق و موشکافانه ی فعالان و مشاوران استقرار سیستم مالیاتی خواهد بود تا این سیستم مالیاتی ضمن پاسخگویی به الزامات قانونی، به عنوان ابزاری قابل اعتماد برای مدیریت مالی شرکت عمل کند و احتمال خطا و جرائم مالیاتی را به حداقل برسد.
پیاده سازی سیستم مالیاتی
پس از نیاز سنجی و مشاوره برای پیاده سازی سیستم مالیاتی مستقر در شرکت بسیار مهم است که شما زیرساخت های سخت افزاری و نرم افزاری را مورد بررسی قرار دهید زیرا همان طور که پیشتر اشاره کردیم برای انجام امور مالیاتی شما می بایست از نرم افزارهای حسابداری و مالیاتی پیشرفته ای استفاده کنید که توان سخت افزاری قابل قبولی را طلب می کند. همچنین نکته ی دیگری که در پیاده سازی سیستم مالیاتی وجود دارد آموزش کارکنان و کارشناسانی است که در واحد مالیاتی مشغول به کار هستند؛ اگر بخواهیم به دو معیار ضروری و حیاتی برای کارشناسان بخش مالیاتی مستقر در شرکت ها اشاره کنیم؛ آگاهی و مطالعه دائمی قوانین مالیاتی و داشتن دقت بالا جز دو ویژگی مهم برای این افراد است. پس از آماده سازی زیرساخت های سخت افزاری و تهیه نرم افزارهای تخصصی متناسب با حیطه فعالیت های شرکت حال نوبت به ورود داده های پایه از جمله کدینگ حساب ها، اطلاعات پرسنلی، اسناد مالی و سوابق حسابداری به صورت دقیق است تا بستری برای ثبت و پیگیری تراکنش ها فراهم شود. تدوین دستورالعمل ها و آیین نامه های مالی، کنترل داخلی و تهیه گزارشات آزمایشی در گام های نهایی این پیاده سازی قرار دارد. همچنین به یاد داشته باشید که عاملی که می تواند موفقیت پیاده سازی را مورد سنجش قرار دهد ارزیابی مستمر و رفع ایرادات اجرایی است که حتما باید در دستور کار قرار گیرد. در ادامه مراحل استقرار سیستم مالیاتی در شرکت را به صورت خلاصه و موردی و همچنین چک لیست اجرای سیستم مالیاتی در کسب وکار را نیز ارائه خواهیم کرد:
مراحل استقرار سیستم مالیاتی در شرکت
- تحلیل نیازها و ساختار کسب وکار ( به کمک مشاوره سیستم مالیاتی)
- انتخاب نرم افزار و آماده سازی زیرساخت ها
- ورود داده های پایه (حساب ها، اطلاعات حقوق و دستمزد، اسناد)
- آموزش کاربران و کارکنان
- اجرای آزمایشی سیستم و رفع اشکالات
- استقرار رسمی با تهیه و ارسال اظهارنامه ها و گزارش ها
- نظارت مستمر، بهروزرسانی و کنترل های داخلی
چک لیست اجرای سیستم مالیاتی در کسب وکار
| اقدام مهم | مراحل |
| تحلیل دقیق الزامات قانونی، نوع فعالیت، ساختار و اهداف شرکت | شناخت نیازها |
| ارزیابی و انتخاب نرمافزار مالیاتی مناسب و قابل انطباق با قوانین | انتخاب ابزار |
| تهیه دستورالعمل های مالی و مصوبات سازمانی مرتبط با امور مالیاتی | تنظیم آیین نامه |
| ثبت مراحل اجرایی و انتقال کامل داده ها با دقت و صحت بالا | مستندسازی |
| توانمندسازی و آموزش کامل پرسنل واحد مالی و ذینفعان | آموزش |
| اجرای آزمایشی سیستم و رفع ایرادات احتمالی در تعامل با کاربران | تست و ارزیابی |
| بازنگری، اصلاح فرآیند و گزارش گیری منظم جهت انطباق با تغییرات آینده | اصلاح و بهبود |
نتیجه گیری استقرار سیستم مالیاتی در شرکت ها نه تنها یک ضرورت بسیار مهم است بلکه با توجه به پیچیدگی های روزافزون و مصوبات مالیاتی لازم است که واحدهای مستقلی در تمامی شرکت ها فارغ از ابعاد و حیطه ی فعالیت‌شان، قرار داشته باشند تا با جدیت بیشتری به تکالیف و وظایف مالیاتی رسیدگی کنند. پیاده سازی سیستم مالیاتی در شرکت ها و کسب و کارها نیازمند بررسی معیارهای زیادی است که در این مقاله به آن ها به صورت کامل پرداختیم و برای اینکه شما بتوانید در شرکت خود واحد مالیاتی مستقلی را مستقر سازید حتما باید از مشورت ها و راهنمایی های مشاوره سیستم مالیاتی بهره مند گردید. این افراد با توجه به حیطه فعالیت و ابعاد کسب و کار شما، نیاز سنجی های لازم را انجام داده و به شما در پیاده سازی و اجرای یک سیستم مالیاتی مستقر در شرکت کمک خواهند کرد. لازم به ذکر است که بگوییم اگر این اقدام با رویکردی علمی، مرحله به مرحله و همراه با مشورت متخصصان صورت گیرد، نه تنها ریسک های مالی را حذف می کند، بلکه شفافیت ساختاری، بهبود تصمیم گیری و رشد پایدار را برای شرکت به ارمغان می آورد. بی شک با توجه به تمامی مطالبی که در این مقاله به شما همراهان ارائه نمودیم اکنون پاسخ این سوال را که “چرا شرکت‌ها به سیستم مالیاتی نیاز دارند؟” به وضوح دریافته اید.
