استقرار سیستم انبارداری
استقرار سیستم انبارداری
طراحی سیستم های مدیریت مالی و انبارداری امروزه به قدری پیشرفته و کارآمد است که موجب کنترل پذیری و مدیرت بهتر ورودی ها و خروجی های انبار کالاها شده است. آنچه نیاز به یک سیستم انبارداری مستقر را تقویت کرده است وجود مشکلات بسیار زیادی در بخش انبار شرکت ها می باشد؛ غالبا در این واحدها ثبت نادرست اطلاعات و یا اشتباهات سهوی و عمدی بسیاری وجود دارد که یا به دلیل خطای انسانی یا به سبب عدم وجود یک سیستم ثبت دقیق کالاها اتفاق می افتد. یک سیستم انبارداری دقیق این امکان را فراهم می سازد که تمامی عملیات انبارداری به صورت یکپارچه و سیستماتیک کنترل و به روزرسانی گردد.
بنابراین استقرار سیستم انبار در شرکت های بزرگ و مشاغلی که دارای انبار کالاها هستند بسیار حیاتی می باشد. اصول طراحی سیستم انبارداری، نحوه استقرار سیستم انبار در شرکت ها و اهمیت استفاده از نرم افزار انبارداری تمامی موضوعات مهمی است که ما در این مقاله به آن ها پرداخته ایم تا وسعت آگاهی شما را در این موضوع خاص و مهم ارتقا دهیم پس در این بخش از سایت ستایش تراز آسیا همراه ما باشید.
نقش سیستم انبارداری مستقر در بهبود عملکرد شرکت
استقرار سیستم انبار به معنای راه اندازی و پیاده سازی یک سیستم مدیریت انبار شامل نرم افزار، سخت افزار، فرآیندها و روش های سازمان یافته است تا بتوان کلیه عملیات انبار مانند پذیرش کالا، ذخیره سازی، جابه جایی، کنترل موجودی و توزیع را به صورت دقیق و بهینه انجام داد.
باید گفت که اگر واحد و بخش انبارداری شرکت ها به صورت ساختار یافته و منظم مدیریت شوند نقش بسزای آن در زنجیره تامین و مدیریت هزینه ها به شکل فزاینده ای دیده خواهد شد. در بسیاری از شرکت ها به دلیل عدم یک سیستم انبارداری دقیق، مشکلات زیادی از قبیل ارسال نادرست کالاها یا کمبود محصولات بوجود می آید که این موضوع هم به اعتبار شرکت نزد مشتریان لطمه وارد می سازد و هم از منظر درون سازمانی، چالش های متعددی را در ثبت دقیق اطلاعات بوجود می آورد.
کنترل دقیق موجودی ها و جلوگیری از خطا
لازم است که یک سیستم مستقل در انبار برای مدیریت و کنترل ورودی ها و خروجی وجود داشته باشد تا بتواند به صورت آنی و در لحظه تمامی اطلاعات را ثبت نماید و مانعی بر سر راه تخلفات و اشتباهات انسانی باشد. همچنین این سیستم امکان کنترل دقیق موجودی کالاها، بهینه سازی فضای انبار، افزایش سرعت و دقت عملیات انبارداری، و ارائه گزارش های تحلیلی دقیق، را ارائه می دهد که تمامی این موارد بنای موفقیت و پیشرفت بیشتر شرکت را پایه ریزی خواهد کرد. یکی از مهمترین مزیت های استقرار سیستم انبارداری، پیاده سازی استانداردهای معتبر انبارداری مانند FIFO و LIFO، است که امنیت کالاها را بالا برده و احتمال سرقت یا اشتباه در ثبت داده ها را کاهش می دهد. همچنین، اتصال و هماهنگی با سایر سیستم های سازمانی مانند حسابداری، فروش و تولید باعث یکپارچگی داده ها شده و به تصمیم گیری های هوشمندانه مدیران کمک میکند.
به طور خلاصه می توان گفت که استقرار سیستم انبار موجب به وقوع پیوستن تمامی موارد زیر برای شرکت ها خواهد شد که تاثیر چشمگیری در بهبود عملکرد و پیشرفت آن ها خواهد داشت:
- کنترل دقیق موجودی کالاها و ثبت لحظه ای ورود و خروج
- بهینه سازی استفاده از فضای انبار و چیدمان کالاها
- افزایش سرعت و دقت در انجام عملیات انبارداری
- ارائه گزارش ها و تحلیل های جامع برای مدیریت بهتر
- اجرای استانداردهای روز انبارداری مانند FIFO و LIFO
- افزایش امنیت کالاها و کاهش خطاهای انسانی
- ایجاد ارتباط موثر با سیستم های مالی، فروش و تولید
- کاهش هزینه های عملیاتی و نگهداری انبار
اصول طراحی سیستم انبارداری
برای اینکه شرکت ها بتوانند بر موجودی های انبار نظارت کامل داشته باشند و همچنین حمل کالاها در انبارها به آسانی انجام پذیرد باید اصول طراحی سیستم انبارداری را به کار گیرند تا ضمن حفاظت از کالاها و محصولات در ورود و خروج آن ها با مشکل مواجه نشوند. طراحی سیستم انبارداری باید به گونه ای باشد که بیشترین استفاده را بتوان از فضای انبار داشت همچنین چیدمان قفسه ها و کالاها باید با توجه به ویژگی های آن ها انجام شود تا مشکلی در جابه جایی وجود نداشته باشد.
نکته حائز اهمیت دیگری که در اصول طراحی سیستم انبارداری باید به آن توجه ویژه ای شود نحوه نظارت بر ورودی ها و خروجی های انبار است استفاده از فناوری هایی مانند بارکد، RFID و سیستم های مکانیزه برای افزایش دقت و سرعت ردیابی کالا به کار گرفته می شوند تا خطاهای انسانی به حداقل برسد. اما این موضوع به تنهایی کافی نخواهد بود همان طور که در بخش آغازین مقاله نیز به آن اشاره کردیم استقرار سیستم انبار و نرم‌افزار انبارداری می تواند شکل تازه و نوینی از نظارت و رصد کالاها را در اختیار سازمان ها و شرکت ها قرار دهد.
این سیستم پیشرفته و مستقل علاوه بر ثبت دقیق موجودی ها در لحظه، به مدیریت بهتر از طریق ارائه گزارش های تحلیلی نیز کمک بسیاری می کند. شرکت هایی که از سیستم انبارداری دقیق بهره مند هستند به خوبی می دانند که این تصمیم هوشمندانه در مجموع موجب افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت خدمات انبارداری می شود.
اگر بخواهیم خلاصه ای از اصول طراحی سیستم انبارداری دقیق ارائه کنیم می توانیم تمامی موارد گفته شده در بالا را به صورت موردی در دسته بندی های زیر قرار دهیم:
- طراحی چیدمان انبار: نحوه قرارگیری و چیدمان کالاها در انبار بسیار مهم است و باید بر اساس نوع کالا، وزن، میزان دسترسی مورد نیاز و اهمیت، جایگذاری شوند که که باعث کاهش زمان جابه جایی و افزایش کارایی شود.
- پیاده سازی استانداردهای کدگذاری: برای ردیابی دقیق محصولات در هر مرحله از چرخه انبارداری استفاده از بارکد، RFID یا سایر روش های شناسایی لازم و ضروری است.
- رعایت اصول گردش کالا: به کارگیری روش هایی مانند FIFO (اولین ورودی، اولین خروجی) یا LIFO (آخرین ورودی، اولین خروجی) برای مدیریت بهتر موجودی کالاها و جلوگیری از تاریخ انقضای محصولات یکی از روش های موثر است.
- استقرار سیستم انبار و نرم افزار انبارداری: استقرار یک سیستم قدرتمند و مستقل انبارداری نه تنها موجب افزایش نظارت بر کالاهای ورودی و خروجی می گردد بلکه امکان تخلفات که به صورت سهوی یا عمدی اتفاق می افتد را به طور چشمگیری کاهش می دهد.
نرم افزار انبارداری و اهمیت آن
نرم افزار انبارداری باید به گونه ای طراحی و پیاده سازی شود که با ثبت دقیق داده ها، کنترل موجودی و تحلیل گزارش ها بتواند به شرکت در ارزیابی و نظارت واحد انبار کمک نماید. در واقع هدف از به کارگیری این سیستم در بخش انبارداری جلوگیری از خطاهایی است که در انبار به کرات و بارها دیده می شود مثل ارسال چندین کالا به جای یک کالا به دست مشتری یا عدم ثبت کالاهای جدید ورودی، بنابراین این سیستم، نظارت لحظه ای بر ورود و خروج کالاها دارد که این نظارت روزانه می تواند به انبارگردانی های دوره ای کمک بسیاری نماید و این فرایند را تسهیل و تسریع کند. همین نظارت ویژه موجب می شود اشتباهاتی که در موقع ورود و خروج کالاها اتفاق افتاده است در بازه زمانی کوتاهی پیگیری و دنبال شود.
بنابراین نرم افزار انبارداری برای برای رسیدن به این اهداف، باید مبتنی بر اصول زیر طراحی و پیاده سازی شود:
- معماری ماژولار و قابل توسعه برای افزودن قابلیت های جدید بدون ایجاد اختلال در سیستم
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند برای کاهش خطاهای انسانی در هنگام ثبت اطلاعات
- پایگاه داده قوی و بهینه شده برای ذخیره سریع و امن داده ها
- امکانات گزارش گیری پیشرفته با قابلیت فیلترینگ، گروه بندی و تحلیل داده های تاریخی
- سیستم هشدار و اعلان برای اطلاع رسانی به موقع درباره کمبود کالا، تاریخ انقضا یا خطاهای ورود داده ها
- قابلیت اتصال و همگام سازی با سایر سیستم های سازمانی مانند فروش، حسابداری و تولید
- پشتیبانی از فناوری هایی مانند بارکدخوان و RFID برای ثبت سریع و دقیق کالاها
نحوه استقرار سیستم انبار در شرکت‌ها
برای اینکه شرکت ها بتوانند از یکی سیستم انبارداری مستقر برای بهبود نظارت بر کالاهای ورودی و خروجی استفاده کنند در گام اول بهتر است مشاوره و راهنمایی های لازم را در این مورد دریافت نمایند و به پرسش های مشاوران برای گزینش بهترین سیستم انبارداری که بیشترین تطابق را با نیازهای کسب و کار آن ها دارد، پاسخ های دقیق و روشنی بدهند. نیاز یک سازمان بزرگ تجاری به سیستم انبارداری با یک شرکت فروش تجیهزات جانبی که انبار بسیار کوچکی دارد بسیار متفاوت است بنابراین لازم است که هر شرکتی بنا بر نوع کسب و کار خود و حجم کاری یک نرم‌افزار انبارداری کارآمد را انتخاب کند.
قطعا انتخاب یک سیستم انبار با طرح پرسش و نیازسنجی آغاز می گردد. پس از پیاده سازی سیستم انبار، آموزش کارکنان و ارتقای مرحله به مرحله آن جز گام هایی است که می بایست طی شود تا این طرح به صورت موفقیت آمیزی در شرکت شما اجرا شود. بهینه سازی فرآیندهای انبار، کاهش تضییعات، افزایش سرعت پاسخگویی به سفارشات و در نهایت افزایش رضایت مشتریان هدف نهایی پیاده سازی استقرار سیستم انبارداری می باشد.
نتیجه گیری
استقرار سیستم انبارداری به عنوان پایه ای مهم در بهبود عملیات لجستیکی و تامین کالاها در شرکت ها، به شیوه ای سیستماتیک و اصولی باید با تکیه بر نرم افزارهای تخصصی و رعایت اصول طراحی انبار انجام شود. استقرار سیستم انبارداری با توجه به خطاهایی که در ثبت و ارسال محصولات و همچنین به روزرسانی اطلاعات آن ها صورت می گیرد برای تمامی شرکت ها و سازمان هایی که دارای واحد انبار هستند به یک الزام تبدیل شده است. با توجه به پیامدهای مثبتی که استقرار سیستم انبار برای شرکت ها در بهره وری و سودآوری دارد استقرار و استفاده از سیستم انبارداری دقیق برای رشد و توسعه شرکت ها بسیار مهم و ضروری است.
