کدینگ حسابداری چیست؟ بررسی اهداف، انواع و مراحل کدینگ در حسابداری
کدینگ حسابداری| از جمله مفاهیم علمی و مهم در حسابداری است که در کسب و کارهای بزرگ کاربرد دارد. هدف از چنین کاری، کاهش بی‌نظمی در تنوع و تعدد اطلاعات مالی است و کدینگ حسابداری با دسته‌بندی کردن اطلاعات مالی در چندین لایه و سطوح این امر مهم را انجام می‌دهد.
تعریف کدینگ حسابداری
یک نوع دسته‌بندی حساب‌ها است که معمولا به شکل درختی انجام می‌شود. در این حالت، حساب‌ها در دسته‌بندی‌های مشخصی قرار می‌گیرند که هر کدام از این دسته‌ها دارای سطوح متفاوت با کدهای متنوع هستند و مشخص می‌کنند که سرشاخه و زیرشاخه‌ها کدام هستند. در نتیجه به دسته‌بندی، شاخه‌بندی و کدگذاری حساب‌ها کدینگ گویند. ترجمۀ واژۀ کدینگ را شماره‌گذاری در نظر می‌گیریم و این به معنای آن است که حساب‌ها را شماره یا کدگذاری می‌کنیم.
اهمیت کدینگ حسابداری
- عملیات‌های مالی را استاندارد و اطلاعات آن را براساس یک الگو و فرمت مشخص دسته‌بندی و یکپارچه‌سازی می‌کند.
- کدینگ باعث کاهش خطای انسانی شده و همچنین سبب می‌شود که سرعت و دقت در عملیات مالی افزایش یابد.
- کدینگ منجر به گزارش‌گیری آسان همراه با جزئیات برای حسابداران می‌شود.
- تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری و همچنین محاسبۀ میزان دارایی راحت‌تر خواهد شد.
- کدینگ حفظی (براساس حروف اول حساب‌ها)؛ در این نوع کددهی، براساس مختصرنویسی و علامت‌گذاری براساس زبان فارسی است که در آن حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات استفاده می‌کنند. مانند ح-د به معنی حساب‌های دارایی است.
- کدینگ متوالی (پی در پی)؛ یا کدینگ سریالی، که در این نوع کددهی، اعداد به صورت پشت سرهم به حساب‌ها و اطلاعات مالی اختصاص داده می‌شود.
- کدینگ سلسله‌مراتبی؛ یکی از پرکاربردترین روش‌های کددهی است. از مزیت‌های این نوع می‌توان به نظم و دقت، و عدم محدودیت در تعداد محصولات، حساب‌ها و اطلاعات مرتبط به آن اشاره کرد. به عنوان مثال تصور کنید در یک موسسه برای حساب پرداختی‌ها کد 101 را در نظر گرفته‌اند در صورتی که حسابدار موسسه تصمیم بگیرد که زیرگروهی به این حساب اضافه کند می‌توان با اضافه کردن یک عدد اعشاری به این عدد، زیرگروه مورد نظر خود را ایجاد کند و این روش بدون کوچکترین محدودیتی و به صورت منسجم می‌تواند افزایش یابد.
- کدینگ توده‌ای؛ در این نوع از کددهی، کدها به یک حساب اختصاص داده می‌شوند به همین دلیل این روش از کدینگ صرفا برای استفاده در یک دورۀ مالی مشخص کاربرد خواهد داشت.
- کدینگ وجهی؛ در این نوع از کددهی، شرایط اختصاص اعداد و کدها به صورت یک قرارداد استاندارد وجود دارد. به این صورت که هر عدد به عنوان معرف نوع خاصی از حساب‌ها و زیرمجموعه‌ها لحاظ می‌شود.
مرحلۀ نخست: تعیین گروه‌های حساب؛ اولین قسمت در کدینگ به حساب می‌آید. در این بخش به هر گروه از حساب‌های موجود یک عدد تخصیص داده می‌شود. کد 1 برای دارایی‌های جاری / کد 2 برای دارایی‌های غیرجاری / کد 3 برای بدهی‌های جاری / کد 4 برای بدهی‌های بلندمدت / کد 5 برای حقوق صاحبان سهام / کد 6 برای درآمدها / کد 7 برای بهای تمام شده کالای فروش رفته و خدمات ارائه شده / کد 8 برای هزینه‌ها / کد 9 برای سایر حساب‌ها.
مرحلۀ دوم: در این مرحله به ریز کردن حساب‌های مرحلۀ قبل از حساب‌های کل است. به عبارتی دیگر به هر کدام از حساب‌های کل مانند کد 1 برای دارایی‌های جاری، یک کد دیگر مانند 101 اختصاص می‌دهیم. از طرفی دیگر از آنجایی که ممکن است در ریزکردن حساب‌های کل هر گروه در میان 9 گروه بیش از 10 مورد باشد از یک کد دو رقمی مثلا 01 استفاده می‌کنیم.
به عنوان نمونه چگونگی کد گذاری ریزحساب‌های گروه‌ها به این صورت است:
- برای گروه 1 یعنی دارایی‌های جاری: 101 برای موجودی نقد و بانک / 102 برای سرمایه‌گذاری کوتاه مدت / 103 برای حساب‌ها و اسناد دریافتی تجاری / 104 برای سایر حساب‌ها و اسناد دریافتی / 105 برای موجودی موارد و کالا / 106 برای سفارشات و پیش‌پرداخت‌ها / 107 سپرده‌های خود نزد دیگران.
مرحلۀ سوم: در این مرحله برای هر کدام از حساب‌های کل همراه با ریز حساب‌های مرتبط با آن به صورت تفکیک شده کدهای دیگر اختصاص می‌دهیم. به عنوان نمونه در گروه 1 یعنی دارایی‌های جاری با کد 1 در قسمت ریز حساب کد 101 یعنی موجودی نقد و بانک را داریم در این حالت کد 10101 یعنی حساب ریالی نزد بانک‌ها و 10102 یعنی حساب ارزی نزد بانک‌ها است.
مرحلۀ چهارم: سطح آخر کدینگ حسابداری، کدینگ سرفصل‌های معین است. در این قسمت سرفصل‌های معین به طور تفصیلی بررسی می‌شود به عنوان نمونه حساب‌های سرمایه‌گذاری کوتاه مدت که حساب‌های دارایی‌های جاری است خود به دو قسمت سطح یک شامل: سپردۀ کوتاه مدت / سرمایه‌گذاری در سهام / سرمایه‌گذاری در اوراق مشارکت. و سطح دوم به سپردۀ کوتاه مدت / شرکت‌های پذیرفته شده در بورس / سایر شرکت‌ها تقسیم خواهد شد.
پس، در طی این مراحل 4 گانه (گروه حساب، حساب کل، حساب معین و حساب تفصیلی) می‌توان تراکنش‌های مالی را دسته‌بندی کرد. از سوی دیگر در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند نکته توجه کرد: استانداردهای حسابداری / فعالیت شرکت / کنترل‌های داخلی / گزارشات مورد نیاز.
در نهایت با استفاده از کدینگ حسابداری می‌توان برای شناسایی بهتر طبق یک ساختار استاندارد دسته‌بندی کرد که این فرآیند در یکپارچه‌سازی عملیات‌های مالی بسیار حائز اهمیت است.
