نقش تیکت سنتر در مدیریت اسناد و مدارک مالی
نقش تیکت سنتر در مدیریت اسناد و مدارک مالی
نقش تیکت سنتر در مدیریت اسناد و مدارک مالی | مدیریت اسناد مالی شرکت ها امروزه با توجه به افزایش معاملات کسب و کارها یکی از چالش های پیش روی شرکت ها و سازمان ها می باشد. نگهداری فیزیکی حجم انبوهی از فاکتورها، رسیدها، قراردادها و تمامی گزارش های مالی نیازمند فضای فیزکی برای ذخیره سازی و نیروی انسانی می باشد و از آنجایی که تمامی این اسناد و مدارک برای انجام امور مالی، حسابداری و مالیاتی ضروری هستند، حفظ و نگهداری آن ها باید با دقت و حساسیت بالا انجام شود. همچنین با افزایش حجم این اسناد، مدیریت دستی آن ها نه تنها زمان بر است، بلکه احتمال خطا و از دست رفتن اطلاعات را نیز افزایش می‌دهد. یکی از راهکارهای مقابله با این چالش استفاده از نرم افزار تیکت سنتر می باشد؛ زیرا نرم‌افزار تیکت سنتر با ارائه راه حل های دیجیتال، این چالش ها را برطرف کرده و فرآیند مدیریت اسناد مالی را ساده تر و کارآمدتر می‌کند. ما در این مقاله به بررسی نقش تیکت سنتر در مدیریت اسناد و مدارک مالی شرکت ها و سازمان ها می پردازیم .
چالش های مدیریت اسناد و مدارک مالی
مدیریت اسناد مالی و گزارش های حسابداری، جز یکی از بخش های مهم در هر کسب و کار و سازمانی است زیرا این مدارک علاوه بر اینکه برای سیستم حسابداری و شفافیت مالی شرکت بسیار مهم و ضروری هستند، برای انجام امور مالیاتی نیز بسیار حیاتی هستند و بدون ارائه این مدارک و اسناد انجام امور مالیاتی تقریبا غیرممکن خواهد بود. از آنجایی که هنوز در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها اسناد به صورت کاغذی و فیزیکی مورد استفاده و استناد قرار می گیرند ممکن است علاوه بر مفقود شدن این اسناد، هماهنگی در سایر بخش ها با اختلال مواجه شود. بسیار از شرکت ها و کسب و کارها انجام امور مالی و حسابداری خود را به شرکت های پیمانکاری واگذار نموده اند و این شرکت های پیمانکاری برای انجام وظایف حسابداری نیازمند مدارک و اسناد مربوطه هستند و ارائه این مدارک در حالت سنتی بسیار زمان بر و دشوار است، اما تیکت سنتر این چالش را از پیش روی کارفرمایان و پیمانکاران برداشته است زیرا در این نرم افزار به راحتی می توانید اسناد را به اشتراک بگذارید و همچنین راهکار خوبی برای حفظ و نگهداری این اسناد به صورت دیجیتالی می باشد. به طور کلی چالش های مدیریت اسناد و مدارک مالی شرکت ها در چند مورد مهم زیر خلاصه می شوند:
- حجم بالای اسناد
- خطاهای انسانی
- مفقود شدن اسناد
- دسترسی دشوار
- به خطر افتادن امنیت داده ها
- مشکل در هماهنگی بین بخش ها
نقش تیکت سنتر در مدیریت اسناد مالی
همان طور که در بخش قبلی به آن اشاره کردیم، تیکت سنتر می تواند یک راهکار مناسب و مفید برای مدیریت اسناد مالی شرکت به شمار رود و تمامی مشکلاتی که شرکت ها در حفظ و نگهداری داده ها و اسناد مالی خود دارند را برطرف نمایند. در واقع نرم‌افزار تیکت سنتر با ارائه قابلیت های پیشرفته، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد مالی خود را به صورت مؤثر مدیریت کنند و علاوه بر حفظ حجم بالای اسناد، امنیت داده ها نیز تامین شود. برخی از قابلیت هایی که نرم افزار تیکت سنتر در اختیار کارفرمایان قرار می دهد عبارتند از:
ذخیره‌سازی و سازماندهی اسناد
یکی از مزیت های استفاده از تیکت سنتر، قابلیت ذخیره سازی ابری این نرم افزار است و این بدان معنی است که شما به راحتی از هر مکان و دستگاه هایی می توانید به تیکت سنتر دسترسی داشته باشید. همچنین برای سهولت در جست و جو، اطلاعات و داده ها به صورت هوشمند دسته بندی می شوند، به عنوان مثال اسناد مالی بر اساس نوع، تاریخ، پروژه یا سایر معیارها دسته بندی می‌شوند .
دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات
تیکت سنتر به کارفرمایان و پشتیبانان این امکان را می دهد که بتوانند به راحتی و با صرف زمان بسیار کمی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا نمایند. برای افزایش امنیت اطلاعات تیکت سنتر امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف را فراهم می‌کند.
یکپارچه سازی با سیستم های دیگر
تیکت سنتر امکان اتصال به نرم افزارهای حسابداری را دارد و این یکپارچه سازی سرعت انتقال اطلاعات و بهره وری کار را افزایش می دهد.
مزایای استفاده از تیکت سنتر در مدیریت اسناد مالی
با توجه به قابلیت هایی که تیکت سنتر دارد مزایای بسیار زیادی را نیز در کنار کاربردها به شرکت ها و کسب وکارها برای مدیریت بهتر مسائل مربوط به امور مالی و حسابداری ارائه می دهد. به دلیل وجود این مزیت ها، استفاده از تیکت سنتر بشدت افزایش یافته است زیرا سرعت و دقت دو مولفه ای هستند که امروزه کسب و کارها برای کسب جایگاه بهتر در بازار رقابتی به آن نیاز دارند و این شاخصه ها به کمک استفاده از نرم افزار تیکت سنتر به کسب و کار شما افزوده خواهد شد. مزایای استفاده از تیکت سنتر در مدیریت اسناد مالی عبارتنداز :
- افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی : استفاده از تیکت سنتر برای انجام امور مالی و حسابرسی موجب افزایش دقت و کاهش خطای انسانی می شود زیرا به کمک خودکارسازی فرآیند های مدیریت اسناد، احتمال خطاهای انسانی کاهش می یابد و انجام کارها تسریع پیدا می کند.
- صرفه جویی در زمان و هزینه ها: به کمک نرم افزار تیکت سنتر شما می توانید به عنوان کارفرما در زمان بسیار کوتاهی به اسناد مالی که برای تیم پشتیبانی ارسال نموده اید دست پیدا کنید و همچنین برای ارائه مدارک دیگر نیازی به ارائه آن ها به صورت فیزیکی ندارید بلکه به راحتی می توانید تمام اسناد و مدارک مالیاتی و حسابداری که تیم پشتیبانی تیک سنتر برای انجام کار به آن نیاز دارند را در تیکت سنتر بارگذاری نمایید.
- بهبود امنیت داده ها: یکی از مزیت های مهم تیکت سنتر امنیت بالای آن است؛ اسناد مالی در تیکت سنتر به صورت رمزگذاری شده ذخیره می‌شوند، که این کار از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند. و همچنین برای امنیت بیشتر امکان تعیین سطح دسترسی برای کاربران مختلف وجود دارد.
کاربرد تیکت سنتر در حسابرسی و بازرسی مالی
در فرآیند حسابرسی و بازرسی مالی، دسترسی به اسناد مالی به صورت سریع و سازمان‌یافته بسیار مهم است. همچنین تیکت سنتر با تهیه گزارش های مالی دقیق و مطابق با استاندارها و قوانین حسابداری، کارفرما را در جریان فرآیندهای مالی کمک می کند و امکان ردیابی تغییرات انجام شده در اسناد مالی را به او می دهد این موضوع به خصوص در زمان تاخیر یا رخ دادن خطا بسیار کاربردی است. تیکت سنتر امکان دسترسی سریع به اسناد مورد نیاز برای بازرسی مالیاتی برای بازرسان را نیز فراهم می سازد.
نتیجه‌گیری
استفاده از نرم افزار تیکت سنتر به جهت مدیریت اسناد مالی برای شرکت ها و کسب و کارها بسیار کمک کننده و ضروری است، به خصوص برای شرکت هایی که امور مالی و حسابداری خود را برون سپاری کرده اند و برای ارائه اسناد و داده های حسابداری و مالی نیاز به تعامل آسان تر با شرکت ها و موسسات حسابداری دارند. تیکت سنتر با ارائه قابلیت های پیشرفته، نقش مهمی در مدیریت اسناد و مدارک مالی ایفا می‌کند. این نرم افزار نه تنها فرآیندهای مالی را ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند، بلکه دقت، امنیت و دسترسی به اطلاعات را نیز بهبود می‌بخشد. سازمان‌هایی که از تیکت سنتر استفاده می‌کنند، می‌توانند در زمان و هزینه های خود صرفه جویی کرده و عملکرد مالی خود را به طور چشمگیری بهبود بخشند.
