خرید نرم افزار کارآمد حسابداری
خرید نرم افزار کارآمد حسابداری
چه معیار و سنجه ای برای انتخاب و خرید نرم افزارهای حسابداری وجود دارد؟ و شرکت ها بر چه اساسی می توانند بهترین و کارآمدترین نرم افزار حسابداری را برای کسب و کار خود خریداری کنند؟ متاسفانه باید گفت که به دلیل عدم شناخت و اطلاعات کافی در این زمینه، بسیاری از مشاغل نرم افزاری را خریداری می کنند که نه تنها نیاز ساختار اقتصادی و تجاری آن ها را برطرف نمی سازد بلکه به دلیل انتخاب اشتباه و خریداری نسخه های نرم افزارهای حسابداری از منظر مالی نیز شرکت متحمل ضرر می شود.
انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری مناسب، تصمیمی استراتژیک و کلیدی برای هر کسب وکاری است که شما در این انتخاب مهم حتما باید با یک مشاوره مالی و حسابداری مشورت نمایید تا این افراد با نیاز سنجی درست بتوانند بهترین نرم‌افزار مالی را به شما معرفی نمایند. راه هموار است اگر شما به تمامی نکاتی که در این مقاله از سایت ستایش تراز آسیا گرده آوری شده است، توجه ویژه ای داشته باشید؛ نکات مهم برای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار مالی و حسابداری برای شرکت ها به ویژه شرکت های کوچک و متوسط موضوع محوری ما در این مطلب خواهد بود.
اهمیت خرید نرم‌افزار حسابداری
خرید نرم افزار حسابداری برای تمامی مشاغل و کسب و کارها به یک ضرورت بدل شده است زیرا بدون استفاده از این نرم افزارهای مالی نه تنها امکان رسیدگی به حساب ها با چالش مواجه خواهد شد بلکه در بحث مالیاتی نیز شرکت ها بدون بهره مندی از ویژگی های نرم افزار حسابداری، نمی توانند به خوبی به انجام این امور بپردازند.
گزارش های مالی استخراج شده از این نرم افزارها، چراغ راه مدیران مالی برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک خواهد بود. شما برای اینکه بتوانید به سلامت و شفافیت مالی در کسب و کار خود برسید می بایست در گام نخست با کمک مشاوران مالی و حسابداری یک نرم افزار تخصصی حسابداری متناسب با نیاز و ماهیت شغلی خود برگزیند. هزینه و سرمایه ای که شما برای خرید نرم‌افزار کارآمد برای شرکت صرف می کنید در واقع نوعی سرمایه گذاری به شمار می رود (البته اگر به درستی آن را انتخاب کنید) زیرا نرم افزار حسابداری و مالی می تواند مزایای مهم زیر را برای شرکت شما به همراه داشته باشد:
- افزایش دقت و صحت در ثبت اطلاعات مالی: در بخش حسابداری و مالی بسیار مهم است که داده ها و اطلاعات با نهایت دقت و صحت انجام شود و این مورد به کمک نرم افزارهای حسابداری با خودکارسازی مراحل ثبت امکان پذیر خواهد بود.
- صرفه جویی در زمان و هزینه: معیار زمان در کارهای مالی به طور ویژه ای مهم است از این رو نرم افزارهای حسابداری با خودکار کردن فرآیندهای مالی، صدور فاکتور، پرداخت ها و تهیه صورت های مالی، موجب صرفه جویی در زمان خواهند شد.
- تسریع تصمیم گیری مدیریتی: تصمیم گیری می بایست بر اساس تحلیل و گزارش های مستند و دقیق صورت پذیرد و عملا بدون این داده ها نمی توان هیچ گونه اقدامی را انجام داد. مدیران به کمک گزارش های دقیقی (مانند ترازنامه، سود و زیان، جریانات نقدی و…) که نرم افزارهای حسابداری در اختیارشان می گذارند می توانند در مواقع بحرانی بهترین تصمیم گیری را انجام دهند و علاج قبل از واقعه کنند!
- انطباق با قوانین مالیاتی و مقررات: نرم افزارهای حسابداری و مالی بر اساس استانداردها و قوانین مالیاتی طراحی و پیاده سازی می شوند و این مورد یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری خوب است زیرا از آنجایی که مطابق با آخرین مقررات ایران پیاده سازی شده اند ریسک جریمه های مالیاتی را نیز کاهش می دهند.
- امنیت و محافظت از اطلاعات: وقتی صحبت از لزوم و ضرورت استفاده و بهره مندی از نرم افزارهای مالی و حسابداری پیشرفته می کنیم خوب می دانیم که امنیت و حافظت از اطلاعات و داده های مالی شرکت ها به قدری حساس و مهم است که نیازمند رمزنگاری و استفاده از یک نرم افزار ایمن و امن است که علاوه بر حفاظت از اطلاعات با پشتیبان گیری منظم و تعیین سطوح دسترسی، از دارایی های حیاتی شرکت محافظت نماید.
- قابل توسعه بودن با رشد کسب وکار: مهم است که نرم افزار منتخب شما بتواند علاوه به امکان یکپارچه سازی با سایر بخش ها و واحدهای شرکت همگام با رشد شرکت تکامل و توسعه پیدا کند.
راهنمای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب
بسیار پیش آمده است که شرکت ها و مشاغل اغلب به دلیل عدم شناخت و آگاهی لازم یک نرم افزار حسابداری که تناسب کمی با حیطه کاری آن ها داشته است خریداری کرده اند که علاوه بر ضرر مالی، در برطرف کردن نیازهای حسابداری نیز نتواسته است عملکرد خوبی داشته باشد. متاسفانه در بسیاری از شرکت ها به دلیل اینکه حسابداران با شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای حسابداری قرارداد دارند و کمیسیون دریافت می کنند، اقدام به تبلیغ نرم افزار مالی و حسابداری خاصی می کنند که تناسبی با نیازهای آن کسب و کار ندارد.
برای جلوگیری از این مشکلات و چالش ها شایسته است که شرکت ها و صاحبان مشاغل پیش از تهیه نرم افزار حسابداری، با مشاوره مالی و حسابداری مشورت نمایند تا این مشاوران بر اساس نیازها و ماهیت کاری آن ها بهترین و کارآمدترین نرم‌افزار حسابداری و مالی را پیشنهاد دهند. انتخاب یک نرم افزار کارآمد برای شرکت صرف نظر از اندازه و نوع فعالیت باید بر اساس بررسی دقیق نیازها، امکانات نرم افزار و بودجه صورت گیرد. راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری شامل گام های زیر است:
- شناسایی نیازهای کسب و کار: اولین گام و مرحله برای آگاهی از اینکه کدام نرم افزار حسابداری می تواند برای کسب و کار شما مناسب باشد بررسی معیارهایی مثل حجم تراکنش ها، تعداد کاربران، نوع گزارشات مورد نیاز و بخش های مرتبط با سیستم حسابداری است. مشاوره مالی با شناسایی دقیق این مشخصه ها شما را در راستای گزینش بهترین نرم افزار مالی کمک می کند.
- مقایسه ویژگی ها: بسیار مهم است که شما به قابلیت هایی مانند ثبت و پیگیری تراکنش ها، مدیریت حقوق، ارتباط با بانک ها، تهیه گزارش های مالی و وجود ابزارهای مالیاتی در نسخه ها و نرم افزارهای مختلف توجه کنید.
- سهولت کاربری: یکی از شاخصه های مهم در انتخاب نرم افزار مناسب توجه به کاربرپسند بودن رابط کاربری برای سهولت کار با آن است. بهتر است نرم افزاری را انتخاب نمایید که نیاز به آموزش پیچیده ای نداشته باشد و کارکنان شما به راحتی بتوانند از نرم افزار استفاده کنند.
- پشتیبانی و به روزرسانی: خطا و مشکلات سیستمی همواره در کار با نرم افزارها اتفاق می افتد از این رو برای اینکه خللی به کسب و کار شما وارد نشود می بایست نرم افزاری را انتخاب نمایید که در ارائه خدمات به روزرسانی و پشتیبانی بسیار خوشنام و مشتری مدار باشند تا در صورت بروز این مشکلات، خطاها با سرعت هرچه تمام تر برطرف شود.
- امکانات یکپارچه سازی: امکان ارتباط و ادغام با نرم افزارهای دیگر مثل انبار، حقوق و دستمزد و منابع انسانی با توجه به نوع کسب و کار شما باید مورد توجه قرار گیرد.
- سازگاری با قوانین مالیاتی: نرم افزار باید امکان تهیه و ارسال گزارش های مالیاتی را مطابق قوانین روز ایران فراهم کند.
ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب
در بخش های قبلی و در خلال بحث ها به ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب اشاره کردیم و در واقع می توان گفت زمانی که شما با یک مشاوره مالی در خصوص انتخاب نرم افزار حسابداری مشورت می کنید و مراحل گزینش نرم افزار مالی را به کمک این کارشناسان طی می کنید این ویژگی ها در بطن این مراحل وجود دارد:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- دارای قابلیت اتوماسیون
- حفظ و رمزنگاری اطلاعات مالی شرکت و ایجاد دسترسی سطح بندی شده
- پشتیبانی از چاپ و طراحی گزارش های مالی( ترازنامه، سود و زیان، جریان نقدی و صورت های مالیاتی)
- قابلیت توسعه و سفارشی سازی؛ امکان افزودن ماژول های جدید بسته به رشد شرکت.
- امکان یکپارچه سازی با سایر سیستم ها
- انطباق با مقررات مالیاتی و بیمه ای کشور
بهترین نرم‌افزار مالی برای شرکت های کوچک
شرکت های کوچک نیز برای اینکه بتوانند به امور مالی و حسابداری خود به صورت سیستماتیک و دقیق نظارت و رسیدگی کنند نیاز دارند که از نرم افزارهای حسابداری که متناسب با ابعاد و نیازهای این کسب و کارها طراحی شده است بهره مند شوند. برای آگاهی از اینکه کدام نرم افزار حسابداری برای شغل شما مناسب است بهتر است با مشاوره مالی در این مورد صحبت کنید. کارشناسان ما در ستایش تراز آسیا با در نظر گرفتن شاخصه و معیارهای مهم برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب و مطابق با ساختار سازمانی و نیازهای کسب و کار شما بهترین نرم‌افزار را به شما پیشنهاد خواهند داد. رابط کاربری ساده، قیمت مناسب، امکانات پایه کافی، پشتیبانی فنی، و سازگاری با قوانین مالیاتی ایران مهمترین ویژگی هایی است که در انتخاب بهترین نرم افزار مالی برای شرکت های کوچک توسط کارشناسان مالی ستایش تراز مورد ارزیابی قرار می گیرد.
نرم افزار مالیاتی تحت وب یا آفلاین؛ کدام مناسب تر است؟
انتخاب بین نرم افزار مالیاتی تحت وب و آفلاین بستگی مستقیم به نیازها و شرایط کسب وکار شما دارد. اگر شرکت شما به دسترسی از راه دور، داشتن چندین شعبه یا قابلیت مدیریت مالی از هر مکان نیازمند است، نرم افزار مالیاتی تحت وب گزینه مناسب تری است. نرم افزار مالیاتی آفلاین برای سازمان هایی که امنیت داده ها و ذخیره سازی محلی برایشان اهمیت بیشتری دارد، یا اگر در مناطقی با اینترنت ضعیف فعالیت می کنند، انتخاب مطمئن تری خواهد بود؛ این نرم افزارها روی سیستم شرکت نصب شده و داده ها به صورت محلی ذخیره می شوند، اما به روزرسانی و پشتیبانی آنها معمولاً دستی است. تمامی تفاوت های نرم‌افزار مالیاتی تحت وب یا آفلاین به صورت مقایسه ای در جدول زیر آورده شده است:
| نرم افزار مالیاتی تحت وب | نرم افزار مالیاتی آفلاین | ویژگی ها |
| از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت | فقط از سیستم هایی که نرم افزار روی آن نصب شده | دسترسی |
| ندارد | دارد | نیاز به نصب نرم افزار |
| خودکار و مرکزی | دستی و نیازمند به روزرسانی توسط کاربر | به روزرسانی و نگهداری |
| وابسته به سرعت و کیفیت اینترنت | معمولاً سرعت بالاتر و بدون وابستگی به اینترنت | سرعت و عملکرد |
| مبتنی بر سرورهای امن ابری، رمزنگاری اطلاعات | داده ها به صورت محلی ذخیره می شود و کنترل مستقیم با شرکت است. | امنیت داده ها |
| نیازمند اینترنت پایدار | قابلیت کارکرد بدون اینترنت و ذخیره محلی داده ها | کارکرد بدون اینترنت |
| انعطاف پذیر در اتصال به سیستم های دیگر و چندشعبه ای | محدودتر، مناسب شرکت های کوچک و شبکه های محلی | قابلیت توسعه و یکپارچگی |
| معمولاً کمتر به دلیل مدیریت متمرکز | نیازمند هزینه نگهداری سخت افزار و به روزرسانی فیزیکی | هزینه های نگهداری |
| شرکت های چندشعبه ای، شرکت هایی که نیازمند دسترسی از راه دور هستند. | شرکت های سنتی و مناطقی که اینترنت محدودی دارند. | مناسب برای |
نتیجه گیری
بهترین نرم‌افزار مالی نرم افزاری است که بتواند متناسب با نیازها و ساختار سازمانی شما انتخاب شود و اگر این گزینش به کمک مشاوران مالی و حسابداری انجام پذیرد قطعا نهایت انطباق و سازگاری را تجربه خواهید کرد. همچنین از پرداخت هزینه های سنگین برای نسخه هایی که کمترین میزان تناسب را با نیازهای کاری شما دارند نیز جلوگیری خواهد شد. انتخاب و خرید نرم‌افزار کارآمد حسابداری، به معنی انتخاب یک همکار هوشمند و مطمئن برای مدیریت مالی شرکت است زیرا بدون داشتن گزارش های دقیق مالی و تحلیل های جامعی که این نرم افزارها در اختیار مدیران قرار می دهند، تصمیم گیری بسیار سخت خواهد بود. توجه به شاخصه هایی از قبیل رابط کاربری ساده، قیمت مناسب، امکانات پایه کافی، پشتیبانی فنی، و سازگاری با قوانین مالیاتی ایران در خرید نرم افزارهای حسابداری بسیار مهم است افزون بر این موارد حتما پیش از خرید نسخه دموی نرم افزار را آزمایش کنید و با مشورت مشاوران مالی اقدام به خرید نسخه منتخب نمایید.
