حسابداری شرکت های بازرگانی
حسابداری شرکت های بازرگانی
حسابداری در تمامی کسب و کارها دارای نقش مهمی می باشد زیرا حیات هر فعالیت اقتصادی و تجاری وابسته به محاسبات این علم می باشد. با توجه به گستردگی فعالیت های اقتصادی، برای هر کدام از این حوزه های کاری با توجه به فعالیت هایی که در آن کسب و کار انجام می شود شاخه های متعددی از علم حسابداری وجود دارد که به صورت تخصصی به محاسبه و تجزیه و تحلیل مالی آن ها می پردازد. در این بین شرکت های بازرگانی با توجه به نوع فعالیتشان و ماهیتی که این کسب و کار دارد نیازمند حسابداری بازرگانی به صورت تخصصی هستند.
برای روشن شدن این موضوع باید ابتدا به تعریف شرکت های بازرگانی بپردازیم؛ شرکت های بازرگانی به شرکت هایی گفته می شود که فعالیت اصلی آن ها حول محور خرید و فروش کالا می باشد بدین صورت که این شرکت ها کالاها را از تولید کننده خریداری کرده و آن را به خریدار می فروشند و هیچ کالایی در این نوع از شرکت ها تولید نمی شود و تمامی سود شرکت از تفاوت قیمت خرید و فروش تامین می شود. با توجه به تعریف شرکت های بازرگانی، حسابداری این شرکت ها باید به صورت تخصصی انجام پذیرد و می توان گفت عمده فعالیت های حسابداری در شرکت های بازرگانی شامل ثبت، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری مالی می باشد.
ما همواره در ستایش تراز آسیا تمرکز خود را بر روی نیازهای مخاطبان خود معطوف می نماییم و برای همین در این مقاله به موضوعات و نکات مهم در حوزه حسابداری شرکت‌های تجاری و بازرگانی می پردازیم قطعا در نظر داریم که پس از تعاریف و بیان نکات مهم در این حوزه به نقش نرم‌افزارهای حسابداری در بهبود فرآیندهای مالی این شرکت ها نیز اشاره کنیم.
چرا حسابداری شرکت‌های بازرگانی اهمیت زیادی دارد؟
شرکت های بازرگانی واحدهایی هستند که با هدف کسب سود، کالا را خریداری و به فروش می‌رسانند بنابراین در حسابداری این شرکت ها تمرکز اصلی بر روی گردش مالی مرتبط با کالاها، مدیریت موجودی، محاسبه بهای تمام‌شده کالا و تعیین سود و زیان شرکت است. با توجه به موارد مهم گفته شده بدیهی است که حسابداری نقش بسیار پررنگی را نه تنها در محاسبات ایفا می کند بلکه اطلاعات و داده هایی که از فیلتر حسابداری شرکت‌های تجاری می گذرند می توانند منبع مهمی برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی باشند. البته به شرط آنکه تحلیل های دقیق مالی روی آن ها انجام شود و افرادی در این زمینه حضور داشته باشند که بتوانند از میان اعداد و ارقام ارزیابی هایی درستی را تحلیل و تعریف کنند. با وجود این دلایل آیا هنوز هم به اهمیت حسابداری تخصصی در شرکت های بازرگانی پی نبرده اید؟ برای اینکه دقیق تر این اهمیت را برای شما شفاف و روشن سازیم از شما دعوت می کنیم ادامه مطلب را مطالعه نمایید.
سیستم‌های حسابداری در شرکت‌های بازرگانی
با توجه به فعالیت هایی که در شرکت های بازرگانی انجام می شود سیستم حسابداری انبار در شرکت‌های بازرگانی به دو دسته طبقه بندی می شود؛ سیستم حسابداری دائمی و ادواری. برای اینکه بیشتر با چرایی این سیستم ها و نحوه عملکرد آن ها آشنا شوید باید ابتدا به تعریف آن ها و وظایف حسابداری خاصی که در هر دو دسته انجام می پذیرد، می پردازیم:
سیستم حسابداری دائمی
در این نوع از سیستم های حسابداری انبار موجودی کالا و بهای تمام شده آن به طور مدوام در سیستم به روزرسانی می شود و سود ناخالص پس از فروش هر کالا محاسبه می شود. باید گفت سیستم حسابداری دائمی برای کالاهایی که گران قیمت و تعداد آن ها محدود است بسیار مناسب است زیرا درج اطلاعات خرید و فروش آن به صورت لحظه ای است که برای این کالاها مناسب است. همچنین با به کارگیری سیستم حسابداری دائمی، انبارگردانی، به روز رسانی موجودی کالاها و شناسایی سرقت به راحتی انجام می شود و این کارها امکان نظارت دقیق و پیوسته بر موجودی انبار را فراهم می‌کند. بنابراین استفاده از این سیستم حسابداری در شرکت های بازرگانی که تمرکز آن ها و عمده فعالیتشان بر خرید و فروش کالا می باشد بسیار مفید و کارآمد خواهد بود. البته سیستم حسابداری دائمی معایب و محدودیت هایی دارد از جمله آن ها می توان به هزینه بالای پیاده سازی این سیستم ها اشاره کرد همچنین کارکنان برای کار با آن ها نیازمند آموزش ثبت خرید و فروش در حسابداری بازرگانی هستند.
سیستم حسابداری ادواری
برخلاف سیستم حسابداری دائمی که موجودی کالاها پس از هر خرید و فروش به روزرسانی می شد در سیستم حسابداری ادواری( همانطور که از نامش پیداست) تمامی موجودی ها پس از اتمام یک دوره، مورد بررسی و به روزرسانی قرار می گیرند این سیستم بیشتر در شرکت هایی با کالاهای کم‌ارزش و گردش سریع مانند خواربارفروشی‌ها کاربرد دارد. لازم به ذکر است بگوییم که در سیستم حسابداری ادواری اطلاعات موجودی کالا در طول دوره مالی به صورت دقیق در دفاتر حسابداری نیز ثبت نمی گردد و تنها در زمان انبارگردانی (شمارش فیزیکی) است که وضعیت واقعی انبار مشخص می‌گردد. یکی از دلایلی که شرکت های بازرگانی از این سیستم حسابداری نیز استفاده می کنند این است که پیاده سازی ادواری برخلاف دائمی نیازمند هزینه بالایی نمی باشد همچنین به دلیل سادگی این سیستم نیاز به آموزش خاصی ندارد و برای کسب و کارهای کوچک بسیار مناسب است اما یکی از معایب آن نیاز به انبارگردانی فیزیکی است که از منظر زمانی بسیار وقت گیر می باشد و چون به روزرسانی به صورت لحظه ای در این سیستم حسابداری انجام نمی شود دقت کمتری نسبت به دائمی دارد و ممکن است در بسیاری از موارد بین موجودی انبار و اقلام فروخته شده تفاوت هایی وجود داشته باشد.
فرآیند حسابداری در شرکت‌های بازرگانی
حسابداری شرکت بازرگانی چگونه است؟ فرایند حسابداری که در شرکت های بازرگانی انجام می شود با ثبت سند حسابداری بازرگانی آغاز می‌شود که شامل ثبت دقیق معاملات خرید و فروش کالا در دفاتر حسابداری شرکت بازرگانی است. باید افزود که این اسناد باید به صورت منظم در دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل ثبت شوند تا بتوان گزارش‌های مالی دقیق و قابل اتکای از آن ها تهیه کرد. پس از ثبت دقیق خرید و فروش کالاها، اطلاعات وارد شده توسط سیستم حسابداری بازرگانی پردازش شده و حساب های خرید و فروش و موجودی ها در حسابداری به روزرسانی می‌شوند.
در مرحله بعدی تهیه صورت سود و زیان بازرگانی و ترازنامه شرکت بازرگانی انجام می‌گیرد که وضعیت مالی و عملکرد شرکت را به صورت جامع نشان می‌دهد. به زبان ساده تر صورت سود و زیان شرکت های بازرگانی درآمدهای حاصل از فروش کالا، هزینه های خرید و هزینه های عملیاتی را نشان می‌دهد و سود و زیان خالص شرکت را محاسبه می‌کند. ترازنامه نیز وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه شرکت را در یک بازه زمانی مشخص نمایش می‌دهد.
اگر بخواهیم توضیحات فوق را به صورت مرحله ای و گام به گام خلاصه و بیان کنیم باید بگوییم که فرآیند و چرخه حسابداری در شرکت های بازرگانی شامل 9 مرحله می شود:
- جمع‌آوری اسناد و مدارک مالی: دریافت فاکتورها، رسیدها و سایر مدارک مربوط به معاملات.
- تجزیه و تحلیل اسناد:بررسی ماهیت و نوع هر معامله برای ثبت صحیح.
- ثبت سند حسابداری بازرگانی:ثبت دقیق معاملات در دفتر روزنامه.
- انتقال به دفتر کل:انتقال اطلاعات ثبت شده به حساب‌های مربوطه در دفتر کل.
- تهیه تراز آزمایشی:بررسی تعادل حساب‌ها و شناسایی خطاهای احتمالی.
- اصلاحات و تعدیلات پایان دوره:اعمال اصلاحات مانند استهلاک و هزینه‌های پیش‌پرداخت.
- تهیه صورت سود و زیان بازرگانی و ترازنامه شرکت بازرگانی: تهیه گزارش‌های مالی اصلی برای نمایش وضعیت مالی و عملکرد شرکت.
- بستن حساب‌های موقت: بسته شدن حساب‌های درآمد و هزینه و انتقال مانده‌ها به حساب سود و زیان.
- آماده‌سازی برای دوره مالی جدید:بازگشایی حساب‌ها و شروع چرخه مجدد.
حساب ها و ثبت های مهم در حسابداری شرکت‌های بازرگانی
با توجه به عرصه گسترده خرید و فروش در شرکت های بازرگانی، در حسابداری بازرگانی انواع مختلف حساب ها مانند حساب خرید، فروش، برگشت از خرید و فروش وجود دارد که باید به دقت ثبت شوند. همچنین ثبت تخفیفات، برگشت از فروش و محاسبه سود ناخالص از اهمیت بالایی برخوردار است. صدور فاکتور فروش با جزئیات کامل و مدیریت موجودی کالا از وظایف مهم حسابداری بازرگانی است.
سند حسابداری خرید کالا چیست؟
در بخش قبلی در مورد اهمیت ثبت اسناد و حساب ها در دفاتر حسابداری شرکت های بازرگانی سخن گفتیم، برای اینکه تمامی اطلاعات مربوط به یک محصول و کالا با جزییات ثبت و نگهداری شوند نیاز به سند حسابداری خرید کالا است. سند حسابداری یک سند پایه و اساسی در حسابداری هر کسب‌وکاری است که جزئیات مربوط به خرید موجودی یا دارایی را ثبت می‌کند. این سند مبنای ثبت در دفاتر حسابداری و تهیه گزارش‌های مالی است. استفاده از این اسناد موجب افزایش دقت و شفافیت مالی می شود و مدیریت نقدینگی و بدهی ها را بهبود می بخشد.
مراحل بستن حساب‌های بازرگانی در پایان سال
در شرکت های حسابداری می بایست در پایان سال مالی تمامی حساب ها بسته شود، بستن حساب های شرکت های بازرگانی شامل صفر کردن مانده حساب های موقت، مخلوط و دائمی است این کار با هدف مشخص شدن سود و زیان این دوره مالی انجام می گیرد و همچنین برای سال جدید مالی می بایست تمامی حساب ها و حسابرسی آماده باشد و این کار تنها با بستن حساب ها امکان پذیر خواهد بود.
در این فرآیند ابتدا حساب های موقت شامل درآمدها و هزینه ها با استفاده از حساب واسطه «سود و زیان جاری» بسته می‌شوند؛ سپس حساب های مخلوط که ترکیبی از موقت و دائمی هستند، بخشی از آن ها به هزینه و بخشی به دوره بعد منتقل می‌شود؛ در نهایت حساب‌های دائمی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام بسته شده و مانده آن‌ها به دوره مالی بعد منتقل می‌شود. شاید توضیحاتی که در این بند در مورد بستن حساب ها بیان نمودیم مراحل را به خوبی و به تفکیک تفهیم نکرده باشد از این رو تمامی مراحل بستن حساب های بازرگانی را به صورت گام به گام در زیر ارائه نموده ایم:
- بستن حساب‌های درآمد: بدهکار کردن حساب درآمد و بستانکار کردن حساب سود و زیان جاری
- بستن حساب های هزینه: بستانکار کردن حساب‌های هزینه و بدهکار کردن حساب سود و زیان جاری
- بستن حساب سود و زیان جاری: انتقال مانده سود یا زیان به حساب سود و زیان انباشته
- بستن حساب های مخلوط: تفکیک بخش موقت به هزینه و بخش دائمی به دوره بعدی
- بستن حساب های دائمی: انتقال مانده دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام به دوره مالی بعد
- بستن حساب برداشت: بدهکار کردن حساب سرمایه و بستانکار کردن حساب برداشت (در صورت وجود)
- صدور سند اختتامیه و افتتاحیه برای ثبت نهایی و شروع دوره مالی جدید
مالیات شرکت‌های بازرگانی
در شرح و توضیح مالیات برای شرکت های بازرگانی باید گفت که دامنه موضوعات این حوزه بسیار وسیع است اما ما در این بند به مهمترین بخش های این موضوع می پردازیم و شرح و بسط بیشتر در این مورد را به زمان و مقاله دیگری موکول می نماییم. مالیات شرکت‌های بازرگانی در ایران شامل مالیات بر درآمد، مالیات بر ارزش افزوده، مالیات بر حقوق و دستمزد، مالیات بر واردات و صادرات، مالیات تکلیفی و مالیات بر سود سهام است. نرخ تمامی این مالیات ها در جدول زیر آورده شده است:
| نرخ مالیات و توضیحات تکمیلی | نوع مالیات شرکت های بازرگانی |
| مالیات ۲۵ درصدی بر سود خالص شرکت که پس از کسر هزینه های قابل قبول محاسبه می‌شود. | مالیات بر درآمد |
| مالیاتی ۱۰ درصدی بر ارزش فروش کالاها و خدمات که شرکت ها از مشتریان دریافت و به دولت پرداخت می‌کنند. | مالیات بر ارزش افزوده (VAT) |
| این مالیات مبلغی است که شرکت هنگام پرداخت به پیمانکاران، مشاوران یا ارائه‌دهندگان خدمات، درصدی را کسر و به دولت پرداخت می کند. | مالیات تکلیفی |
| مالیات بر حقوق کارکنان که شرکت موظف به کسر و پرداخت آن به سازمان امور مالیاتی است. | مالیات بر حقوق و دستمزد |
| مالیاتی که بر دارایی های شرکت مانند ساختمان، ماشین‌آلات و تجهیزات بر اساس ارزش آن ها تعلق می گیرد. | مالیات بر دارایی |
| عوارض و مالیات گمرکی که بر واردات کالا اعمال می‌شود؛ صادرات معمولا معاف است. | مالیات بر واردات و صادرات |
| مالیات بر درآمد حاصل از اجاره یا فروش املاک شرکت. | مالیات بر اموال و املاک |
| مالیات بر سود توزیع شده بین سهامداران (در شرکت‌های بورسی ممکن است معاف باشد). | مالیات بر سود سهام |
نرم‌افزار حسابداری مناسب شرکت های تجاری
با توجه به اینکه خرید و فروش کالا در شرکت های بازرگانی در شمار بالایی انجام می شود برای مدیریت بهتر سیستم حسابداری و انبار، شرکت های بازرگانی و تجاری می بایست از نرم افزارهای قدرتمند حسابداری که برای این حوزه طراحی و برنامه نویسی شده اند استفاده نمایند در غیر این صورت نه می توانند مدیریتی بر ورودی ها و خروجی ها داشته باشند و نه اصلا می توانند فرآیندهای مالی شرکت را ادامه دهند. نقش نرم افزارهای حسابداری در تسریع روند تجاری شرکت بسیار پررنگ و حائز اهمیت است، این برنامه ها به شرکت کمک می‌کنند تا ثبت معاملات را دقیق‌تر و سریع تر انجام دهند و همان طور که می دانید حیات شرکت های بازرگانی وابسته به معاملاتش می باشد. از طرفی به کمک این نرم افزارهای حسابداری، حسابداران و مدیران مالی می توانند گزارش‌های مالی را تهیه و تحلیل نمایند و تصمیمات درستی در جهت پیشرفت شرکت اتخاذ نمایند. این نرم‌افزارها همچنین در کاهش خطاهای انسانی و تسهیل فرآیندهای مالی نقش مهمی دارند. قابلیت یکپارچه سازی، تطابق با قوانین مالیاتی ایران، کاهش ریسک‌های مالی، بهبود نظارت و بهبود کارایی و صرفه‌جویی در زمان از دیگر ویژگی های این نرم افزارها می باشد. فراموش نکنید انتخاب نرم‌افزار مناسب حسابداری بازرگانی با توجه به پارامترهایی چون اندازه شرکت، نیازهای عملیاتی و بودجه باید انجام پذیرد.
تفاوت حسابداری بازرگانی و خدماتی
ماهیت کاری و نوع فعالیت شرکت های بازرگانی با شرکت های خدماتی با هم متفاوت است و بدیهی است که به دلیل تفاوت در این پارامتر، حسابداری این دو نوع شرکت نیز دارای فرق هایی باشد. شرکت های بازرگانی تمامی فعالیتشان معطوف به خرید و فروش کالا است اما شرکت های خدماتی معمولا موجودی کالا ندارند و خدمات مختلفی را ارائه می دهند. پس در حسابداری بازرگانی تمرکز بر مدیریت موجودی کالا و ثبت دقیق خرید و فروش کالامی باشد اما در حسابداری خدماتی تمرکز اصلی بر مدیریت هزینه های عملیاتی و نیروی انسانی است. تفاوت در دیگر ویژگی ها را در جدول زیر ببینید:
| حسابداری بازرگانی | حسابداری خدماتی | ویژگی |
| خرید و فروش کالا | ارائه خدمات | نوع فعالیت |
| نیازمند مدیریت انبار و موجودی کالا | ندارد | مدیریت موجودی |
| درآمد از فروش کالا | درآمد از خدمات ارائه شده | منبع درآمد |
| هزینه خرید کالا، حمل و نقل، نگهداری کالا | حقوق، اجاره، هزینه‌های عملیاتی | هزینه‌های اصلی |
| متوسط و شامل مدیریت موجودی و سود و زیان | ساده‌تر | پیچیدگی حسابداری |
| صورت سود و زیان شامل فروش و خرید کالا، ترازنامه، گزارش گردش نقدینگی | صورت سود و زیان ساده، ترازنامه | صورت‌های مالی |
نتیجه گیری
حسابداری شرکت های بازرگانی با توجه به ماهیت و عمده فعالیت هایی که در این شرکت ها انجام می پذیرد دارای اصول و ساختار مشخصی است، از آنجایی که فعالیت اصلی آن ها خرید و فروش کالا می باشد حسابداری در این شرکت ها بر مدیریت موجودی، ثبت دقیق معاملات و تعیین سود و زیان ضروری تمرکز دارد. گستره فعالیت حسابداری در شرکت های بازرگانی شامل ثبت اسناد، استفاده از سیستم های دائمی یا ادواری برای انبار، و تهیه صورت های مالی دقیق مانند سود و زیان و ترازنامه است. بنابراین ضروری است برای انجام دقیق حسابداری از نرم افزارهای حسابداری تجاری مناسب با نیاز و بودجه شرکت خود استفاده نمایید.
