ثبت حسابداری

بیان اهمیت و انواع ثبت در حسابداری
یکی از مهمترین بخشهای حسابداری، ثبت حسابداری است و در تمامی شاخههای حسابداری اعم از حسابداری صنعتی، حسابداری بازرگانی، حسابداری خدماتی و … نقش بسیار مهمی دارد. ثبت این شرایط را فراهم میکند تا رویدادهای مالی بعد از دستهبندی، در صورتهای مالی نمایش داده شوند. در این راستا شناخت اسناد و مدارک مثبته شامل: فاکتور فروش، رسید بانکی و یا هر سندی دیگری، نخستین گام در مسیر ثبت حسابداری محسوب میشود.
تعریف ثبت در حسابداری
به پیگیری امور مالی یک فعالیت اقتصادی با بهرهگیری از اطلاعات مالی مختلف اشاره دارد. یکی از مهمترین هدفهای که ثبت حسابداری آن را دنبال میکند، ایجاد نظم و جمعآوری اسناد برای یک کسبوکار است. همچنین باعث میشود که در اسناد حسابداری تغییر یا تحریفی و یا گم شدن اسناد اتفاق نیافتد. از سوی دیگر نبود چنین امر مهمی سبب ایجاد مشکلات مالیاتی مانند جریمۀ مالیاتی خواهد شد.
از مهمترین و پرکابردترین ثبتهای حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ثبت سند حسابداری سرمایه و ثبت افزایش سرمایه در حسابداری
- ثبت سند حسابداری خرید و فروش و معاملات مالی
- ثبت سند حسابداری حقوق و دستمزد
- تنظیم صورتهای مالی و ارائه گزارشات صورتهای مالی
- ثبت اسناد و بستن حسابهای موقت و تنظیم تراز آزمایشی اختتامیه
- ثبت پیمانکاری
اهمیت ثبت حسابداری
ثبت اسناد حسابداری و رویدادهای مالی از مهمترین کارهای حسابداری است و در صورت عدم انجام چنین امر مهمی باعث ایجاد مشکلات و آشفتگی در امور حسابداری خواهد شد. از طرفی دیگر با ثبت سند حسابداری و جمعآوری اسناد مالی شاهد ایجاد نظم و ترتیب مشخص در امور مالی خواهیم بود. و در این راستا همانطور که قبلا اشاره شد با ثبت اسناد حسابداری، امکان تغییر، تحریف یا دستکاری در میان این اسناد تقریبا به صفر میرسد.
به طورکلی انواع ثبتهای حسابداری را میتوان به 4 دسته اصلی تقسیمبندی کرد:
- ثبتهای حسابداری شرکتهای خدماتی؛ به صورت کلی، میتوان مراحل زیر را جهت ثبتهای حسابداری خدماتی نام برد: ثبت داراییها و بدهیها و حقوق مالکانهی اول دوره / ثبتهای عملیات جاری شرکت شامل پرداخت و دریافتها و درآمدها و هزینهها و پیش پرداخت و پیش دریافتها و قراردادها و واریز و برداشت از صندوق و تنخواه و دریافت و پرداخت تسهیلات مالی و سرمایهگذاریها / پرداخت هزینه حقوق و دستمز و بیمه و مالیات حقوق / ثبتهای پایان سال مالی شامل بستن حسابها و اصلاح حسابها.
- ثبتهای حسابداری شرکت بازرگانی؛ این نوع از ثبت در حسابداری شامل: ثبت موجودی کالای اول دوره و همچنین داراییها و بدهیها و حقوق مالکانهی اول دوره / ثبت فاکتورهای خرید و فروش کالا به دو روش دائمی و ادواری/ پرداخت هزینه حقوق و دستمزد و بیمه و مالیات / ثبتهای عملیات جاری شرکت شامل پرداخت و دریافتها و درآمدها و هزینهها و پیش پرداخت و پیش دریافتها و قراردادها و واریز و برداشت از تنخواه و صندوق و دریافت و پرداخت نسهیلات مالی و سرمایهگذاریها / بهای تمام شده کالای فروش رفته / ثبتهای پایان سال مالی شامل بستن حسابها و اطلاح حسابها.
- ثبتهای حسابداری شرکتهای تولیدی؛ این نوع از ثبت در حسابداری شامل: ثبت داراییها و حقوق مالکانۀ اول دوره / خرید مواد اولیه / پرداخت هزینه حقوق و دستمزد و بیمه و مالیات / پرداخت هزینههای سربار تولید / صدور مواد اولیه به خط تولید / تسهیم هزینه حقوق و دستمزد / تسهیم هزینه حق بیمه تامین اجتماعی / انتقال سربار ساخت / بهای تمام شدۀ کالای ساخته شده / فروش کالای فروش رفته / عملیات جاری شرکت و در نهایت ثبت مربوط به بستن حسابها و عملیات پایان دوره.
- ثبت حسابداری شرکتهای پیمانکاری؛ کارکرد شرکتهای پیمانکاری به صورت ماهیانه در قالب صورتحساب به کارفرما ارائه و طی مراحلی از طرف کارفرما تعیین و صورت وضعیت صادر میشود. در این راستا انواع ثبت در حسابداری شرکتهای پیمانکاری شامل: شرکت در مناقصه و خرید اسناد مناقصه / قبولی در مناقصه / دریافت وام از کارفرما / انجام هزینه در پروژه / دریافت وام است.
نکته نخست: برای ثبت رویدادهای مالی، مهمترین موردی که باید در مرحلۀ اول به آن توجه داشت ماهیت حسابهاست. به این صورت که هر رویداد حسابداری چه در حالت افزایشی و یا کاهشی در کدام سمت یک حساب راست به معنای بدهکار و چپ به معنای بستانکار ثبت شود. همچنین آن حساب در طی دوره و یا پایان دوره در کدام سمت قرار میگیرد. در حسابداری برای ثبت رویدادهای مالی حداقل یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار وجود دارد. در نتیجه برای فهم بهتر این موضوع باید به معادله اساسی حسابداری توجه کرده و سپس تشخیص بدهکار و بستانکار در حسابها انجام شود.
نکته دوم: یکی از بهترین راههای مورد استفاده حسابداران برای اطمینان از صحت ثبت سند، تراز آزمایشی است. حسابداران از تراز آزمایشی استفاده میکنند تا جمع مانده بدهکار و بستانکار را مقایسه کنند و به این صورت از صحت ثبتها مطمئن میشوند.
باید مراحل زیر را طی کرد:
- تهیه مستندات و ایجاد تعریف رویداد مالی؛ پس از رویدادهای مالی، برای ایجاد سند حسابداری، اسناد ثابتکننده رویدادهای مالی به سند پیوست میشوند. اسناد پیوست شده باید قابلیت اثبات داشته و با توضیحات رویداد همخوانی داشته باشند.
- مرور دقیق رویدادهای مالی؛ برای جلوگیری از خطاها در گزارشها، جزئیات رویدادهای مالی باید بررسی شوند.
- چاپ سند تایید شده؛ پس از تهیه سند حسابداری، باید آن را چاپ کرده و اسناد مثبته را به آن اضافه کنیم و در ادامه پس از تایید افراد متخصص، سند رسمیت خواهد یافت.
- بررسی و تایید اسناد؛ پس از چاپ و تکمیل مراحل اسناد، جهت بررسی و کنترل فصول انتخاب شده و همچنین اسناد مثبته، سند به مراجع بالاتر ارسال میشود. پس از تایید افراد مجاز، سند امضاء میشود و به این ترتیب سند تایید میشود.
نتیجهگیری و سخن پایانی
ثبت در حسابداری به نوعی از اصول حسابداری محسوب میشود و اهمیت زیادی در صحت اسناد حسابداری داشته و مانع از تغییر و تحریف رویدادهای مالی است به همین دلیل این کار توسط حسابداران خبره و با تجربه انجام میشود.