بهترین نرم ‌افزار بایگانی

بهترین نرم ‌افزار بایگانی

بهترین نرم ‌افزار بایگانی | افزایش حجم داده ها و اطلاعات یکی از چالش های پیش روی سازمان ها و شرکت ها می باشد که اگر از نرم افزارهای تخصصی بایگانی در این زمینه استفاده نشود می تواند شرکت و سازمان را با مشکلات زیادی رو به رو سازد. از همین رو به کارگیری نرم افزارهای بایگانی برای  مدیریت اسناد و اطلاعات سازمان‌ ها و کسب ‌وکارها بسیار راهکار مناسبی می باشد زیرا امروزه با افزایش حجم داده ‌ها و اسناد، نیاز به سیستم ‌های بایگانی هوشمند و کارآمد بیش از پیش احساس می‌شود. این نرم افزارهای بایگانی قابلیت های زیادی همچون ذخیره ‌سازی، سازمان‌ دهی، جستجو و بازیابی اسناد را دارا می باشند که با کمک این قابلیت ها سازمان ها و شرکت ها می توانند فرآیندهای خود را به بهترین شکل بهینه ‌سازی کنند. اگر شما به دنبال یک نرم افزار بایگانی خوب برای کسب و کار و شرکت خود هستید حتما این مقاله را تا انتها مطالعه نمایید زیرا ما در این مقاله به معرفی بهترین نرم افزارهای بایگانی می پردازیم و ویژگی ها و مزایای هر کدام از آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم تا شما بتوانید با ارزیابی دقیق، بهترین نرم افزار را انتخاب نمایید.

چرا استفاده از نرم‌افزار بایگانی ضروری است؟

ابتدا باید به این سوال مهم پاسخ دهیم که چرا لازم و ضروری است که شرکت ها و سازمان ها حتما از نرم افزار بایگانی استفاده نمایند؟ با رشد و توسعه شرکت روز به روز اسناد و داده های آن ها افزایش می یابد در نتیجه اگر این داده ها و اطلاعات به صورت دیجیتالی ذخیره نشوند، نگهداری آن ها به صورت فیزیکی علاوه بر اشغال فضای زیاد، ممکن است موجب گم شدن بسیاری از اسناد شود و یا در اثر اهمال کاری بسیاری از داده ها از بین بروند. همچنین با استفاده از نرم افزارهای بایگانی امکان دسترسی سریع و آسان به داده ها به راحتی امکان پذیر خواهد بود و شما می توانید در این روش امنیت داده و اطلاعات را افزایش دهید زیرا در نرم افزار بایگانی امکان ارائه سطوح دسترسی مختلف وجود دارد. به علاوه امکان اشتراک‌گذاری اسناد بین کارمندان و بخش‌ های مختلف سازمان به کمک این نرم افزارها به راحتی فراهم می‌شود.

معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار بایگانی

هر سازمان و شرکتی برای اینکه بتواند در حوزه های مختلف نرم افزارهای لازم را تهیه و خریداری کند باید به معیارهای مهم در انتخاب آن نرم افزارها توجه ویژه داشته باشد تا بتواند بهترین گزینه را انتخاب نماید و در وقت و هزینه نیز صرفه جویی نماید. برای انتخاب یک نرم افزار بایگانی خوب برای شرکت و سازمان خود به موارد زیر توجه نمایید:

• قابلیت جستجوی پیشرفته: قابلیت جست و جو اولین معیاری است که برای انتخاب نرم افزار بایگانی باید به آن توجه نمایید، باید مطابق با نیاز شرکت و قابلیت هایی که شما به آن نیاز دارید مثل امکان جستجو بر اساس کلیدواژه، تاریخ، نوع سند و سایر فیلترها، نرم افزار مناسب را انتخاب نمایید.
• امنیت داده‌ها: نرم افزار منتخب شما حتما باید از امنیت بالایی برخوردار باشد. وجود سیستم‌ های رمزنگاری و سطوح دسترسی مختلف در این بخش بسیار ضروری است.
• پشتیبانی از فرمت ‌های مختلف: توانایی ذخیره و مدیریت انواع فایل‌ها مانند PDF، Word، Excel و تصاویر را داشته باشد.
• قابلیت ابری: این قابلیت امکان دسترسی به اسناد از هر مکان و دستگاهی را به شما می دهد.
• یکپارچه ‌سازی با سایر نرم‌ افزارها: سازگاری با سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS)، نرم‌افزارهای حسابداری و ERP را دارا باشد.
• مقیاس‌ پذیری: نرم افزار بایگانی باید قابلیت مقایس پذیری را داشته باشد به این معنی که توانایی پاسخگویی به نیازهای سازمان‌های کوچک و بزرگ را به راحتی داشته باشد.

معرفی بهترین نرم‌افزارهای بایگانی یا DMS

در این بخش به صورت جامع به معرفی بهترین نرم افزارهای بایگانی می پردازیم و ویژگی ها و مزایای استفاده از این نرم افزارها را مورد بررسی قرار می دهیم. با مقایسه ی ویژگی های این نرم افزارها شما می توانید بر حسب نیاز سازمانی خود آن گزینه ای که بیشترین هماهنگی و مطابقت را با فرایندهای کاری شما دارند انتخاب نمایید. به یاد داشته باشید که بهره مندی از نرم افزارهای بایگانی می تواند علاوه بر حفظ داده ها، امنیت اطلاعات را افزایش دهد.

نتیجه‌گیری

برای انتخاب بهترین نرم افزار بایگانی اسناد ابتدا باید به نیازهای سازمان خود توجه نمایید و با توجه به اهداف خود و قابلیت های هر نرم افزار، مناسب ترین گزینه را انتخاب نمایید. استفاده از نرم افزارهای بایگانی و مدیریت اسناد در شرکت ها و سازمان ها به دلیل حفظ و امنیت اطلاعات بسیار لازم و ضروری است. دیگر استفاده از شیوه سنتی نگهداری از اسناد و اطلاعات با توجه به افزایش داده ها، امکان پذیر نخواهد بود. به علاوه توجه به معیارهایی مانند امنیت، قابلیت جستجو و مقیاس‌پذیری به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را بگیرید.