اصطلاحات موجود در عملیات انبارگردانی
انبارگردانی و بررسی نحوۀ انبارگردانی | می‌توان شمارش موجودی کالاها و محصولات، کنترل فضای فیزیکی انبار و بررسی عدم تطبیق تعداد کالاهای موجود با موجودی ثبت‌شده در سیستم انبارداری تعریف کرد. در این فرآیند زمان‌بر عملاً تمامی مغایرت‌هایی که در موجودی انبار با سیستم ثبت وجود دارد برطرف خواهد شد و هدف از این عملیات این است که بدانند که آیا به افزایش سفارش خرید برای یک محصول خاص نیاز دارند یا نه؟ و سنجش این نکته در میزان موفقیت در کسب‌وکار مؤثر است.
حال اگر مایل هستید اطلاعاتی در خصوص انبارگردانی: اهداف انبارگردانی، چگونگی انجام این فرآیند به دست آورید توصیه می‌کنیم این مقاله را که توسط موسسۀ خدمات مالی و حسابداری ستایش تراز آسیا تهیه‌شده تا آخر مطالعه کنید.
تعریف انبارگردانی و اهداف آن
همان‌طور که در مقدمۀ مقاله اشاره شد، عملیات انبارگردانی عبارت است از کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش موجودی کالاها در یک یا چند دورۀ زمانی مشخص و در نهایت بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت‌شده در سیستم انبارداری. این عملیات حائز اهمیت فراوانی است چراکه انبارگردانی به‌منظور حفظ، نگهداری و مراقبت از مواد و کالاهای موجود در انبار انجام می‌شود و ازاین‌رو بسیار مهم است. پس انبارگردانی بخش مهمی از سیستم مدیریت انبار را تشکیل می‌دهد و اجرای صحیح این فرایند می‌تواند موجب بهبود و تسریع چرخۀ عملیات انبار شود.
از سوی دیگر هدف از عملیات انبارگردانی به‌طورکلی شمارش موجودی محصولات به‌منظور اطمینان حاصل کردن از وجود کمی و کیفی محصولات است که معمولاً با حضور افرادی از قبیل:
- سرپرست انبارگردانی.
- گروه کنترل.
- انباردار (حضور وی در این عملیات ضروری است).
- گروه‌های شمارشگر محصولات که معمولاً در دو گروه قرار می‌گیرند و وظیفۀ شمارش و ثبت را بر عهده دارند. صورت می‌گیرد.
پس در جمع‌بندی این بخش می‌توان مهم‌ترین اهداف انبارگردانی را در موارد زیر به‌طور خلاصه بیان کرد:
- بررسی میزان موجودیها در پایان سال به‌منظور ثبت اطلاعات مشخص و درست در صورت‌های مالی شرکت.
- رسیدگی و پیگیری میزان موجودی محصولات از لحاظ فیزیکی و تطبیق و بررسی اطلاعات مالی با موجودی قابل دسترس.
- شناسایی مغایرت‌های احتمالی در بین میزان واقعی موجودی پس از بررسی با صورت‌های مالی و حسابداری.
تا این قسمت از مقاله با تعریف انبارگردانی و هدف از این عملیات به اهمیت انبارگردانی پی بردیم. چراکه هر بنگاه اقتصادی که با کالاهای فیزیکی در ارتباط باشد، در جهت قسمتی از فرآیند کنترل، باید از موجودی خود اطمینان داشته باشد.
انواع انبارگردانی
به صورت کلی ما با سه نوع انبارگردانی سروکار داریم:
- انبارگردانی پایان سال؛ این نوع از انبارگردانی معمولاً یک‌بار و در پایان هرسال و قبل از شروع سال نو اتفاق می‌افتد. در این حالت، با شمارش محصولات انبار، گزارشی تهیه می‌شود تا موجودی انبار و میزان فروش و سود و زیان شرکت در طول سال انجام گیرد و همچنین در این نوع، کالاهای راکد که مدت‌زمانی طولانی در انبار مانده شناسایی می‌شوند.
- انبارگردانی میان‌دوره‌ای؛ همان‌طور که از عنوان این روش پیدا است این نوع انبارگردانی در میانۀ سال و معمولاً در پایان نیمسال اول انجام می‌شود و با روش انبارگردانی در پایان یال هیچ تفاوتی ندارد بلکه فقط به‌منظور دسترسی به گزارش دقیق‌تر از موجودی انبار صورت می‌گیرد.
- انبارگردانی رندوم یا تصادفی؛ گاهی اوقات در مدت زمان‌های نامشخص گزارشی از موجودی محصولات در انبار گرفته می‌شود که هدف آن بررسی میزان مغایرت موجودی محصولات با مقدار ثبت‌شده در سیستم‌های انبارداری و حسابداری است.
پس با بهره‌گیری از این سه روش می‌توان از مزایایی همچون:
- اطمینان حاصل کردن از مقدار موجودی در صورت‌های مالی
- کاهش خطا در عدم مغایرت احتمالی در میزان موجودی واقعی و اطلاعات ثبت‌شده
- برقراری نظم و سامانی مشخص در انبار
- جلوگیری از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
- شناسایی کالاهای پرفروش و کم‌فروش
اصطلاحات موجود در عملیات انبارگردانی
- تگ انبارگردانی؛ به برگۀ شمارش کالا می‌گویند که در جهت مستند کردن شمارش کالا و همچنین جلوگیری از تکرار شمارش و یا از قلم افتادن محصولات مورداستفاده قرار می‌گیرد.
- کارت موجودی انبار؛ انباردار برای کنترل و مدیریت بهتر، تعداد موجودی هر کالا را در بالای کاردکس ثبت می‌کند تا اطلاعات کافی برای سفارش مجدد آن را در اختیار داشته باشد.
- قفسه‌بندی؛ این کار به‌منظور تفکیک و جداسازی کالاها بر اساس ویژگی‌های مختلف صورت می‌گیرد.
- کاردکس کالا؛ به کنترل و ردیابی تعدادی و ریالی هر محصول در بازۀ زمانی مشخص کمک می‌کند و از فاکتورهای مهم ارزیابی عملکرد هر انبار است و مقدار نوشته‌شده در کاردکس کالا با مقدار واقعی و فیزیکی معمولاً مطابقت دارد و در کل عملیات انبارگردانی بر اساس اطلاعات موجود در کاردکس کالا اجرا می‌شود.
- کدگذاری کالا؛ کدگذاری روشی مهم برای تشخیص کالاهایی است که در انبار موجود است. با استفاده از این کد می‌توان تمامی مشخصات اولیۀ یک محصول شامل نام و توضیحات مرتبط با آن را در قالب عدد قرار داد که این عمل در مدیریت بهتر کالاهای موجود در انبار مؤثر است.
دستورالعمل فرآیند انبارگردانی
به‌طورکلی در خصوص انجام عملیات انبارگردانی باید اقداماتی در سه مرحله قبل از انبارگردانی؛ حین انبارگردانی و پایان انبارگردانی انجام شود:
مرحلۀ اول، پیش از انبارگردانی؛ تعیین تاریخ فرآیند انبارگردانی، پس از تعیین تاریخ روز انبارگردانی، عملیات انبار یا کار را در آن روز باید تعطیل کرد. پس از آن وظایف هر کدام از افرادی که در فرآیند انبارگردانی دخیل هستند باید تعیین شود. در ادامه تیم‌های متشکل از دو یا سه نفر ایجاد شود (یکی برای شمارش موجودیها؛ دیگری برای ثبت اعداد و اطلاعات و نفر سوم در صورت نیاز برای کار با لیفتراک). نکتۀ مهمی که در پیش از عملیات انبارگردانی مطرح است:
- کلیت عملیات خرید و فروش در روز انبارگردانی باید متوقف شود.
- وجود یک فضا یا ناحیۀ مرتب به‌منظور شمارش موجودیها.
مرحلۀ دوم، حین انبارگردانی؛ در این مرحله باید وقت کافی اختصاص داد تا همۀ موارد به صورت دقیق مورد شمارش قرار گیرند. در این مرحله دو مورد حتماً باید انجام شود:
- شمارش آن دسته از موجودهایی که در داخل قفسه قرار دارند.
- تطابق میزان موجودی‌هایی که در سیستم ثبت‌شده با تعداد فیزیکی موجود در انبار.
مرحلۀ سوم، پس از انبارگردانی؛ نکتۀ مهمی که در طی فرآیند انبارگردانی وجود دارد این است که پایان شمارش به معنای اتمام عملیات نیست و در ادامه باید چند کار دیگر انجام شود:
- نخست، ارزش تمامی موجودی‌های انبار باید کشف شود با این کار به ارزش واقعی دارایی و موجودی انبار پی خواهید برد.
- دوم، با به دست آوردن موجودی دقیق انبار، فرآیند آنالیز کردن شروع می‌شود به این صورت، کالاهایی که در حال اتمام هستند مشخص می‌شود و می‌توان دوباره آن را سفارش داد.
پس همان‌طور که در بالا اشاره شد، انبارگردانی انواع مختلفی دارد که در دوره‌های مختلف انجام می‌شود. از مزایای انجام این فرآیند به کاهش خطاهای کارکنان، جداسازی کالاهای معیوب از سالم، ایجاد توازن بین کالاهای موجود و مورد نیاز و در نهایت جلوگیری از زیان به علت سفارش‌های تکراری و تغییر ناگهانی قیمت‌ها می‌توان اشاره کرد. در نهایت موسسۀ خدمات مالی و حسابداری ستایش تراز آسیا امیدوار است اطلاعات موجود در این مقاله برای شما مفید و کارساز واقع شود.
